Zarządzenie nr 34/2026 Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach z dnia 1.07.2026 r.
ZARZĄDZENIE NR 34/2026
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
z dnia 01.07.2026 r.
w sprawie wprowadzenia Wewnętrznej procedury obsługi i prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU)
Na podstawie art. 34a–34d ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z późn. zm.) oraz przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy dotyczących Centralnego Rejestru Umów jednostek sektora finansów publicznych, zarządzam, co następuje:
§ 1.
Wprowadza się „Wewnętrzną procedurę obsługi i prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU) w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach”, stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2.
Zobowiązuje się wszystkich pracowników Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach do:
- przestrzegania postanowień Procedury;
- terminowego przekazywania informacji o zawartych umowach;
- współpracy z osobami odpowiedzialnymi za prowadzenie Centralnego Rejestru Umów;
- przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz informacji prawnie chronionych.
§ 3.
Do obsługi i prowadzenia Centralnego Rejestru Umów wyznacza się Księgową oraz Główną Księgową Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach, wprowadzając następujący podział obowiązków:
- Do zadań Księgowej należy w szczególności:
a) zbieranie i sprawdzanie informacji o zawartych umowach pod względem formalnym;
b) terminowe wprowadzanie danych do systemu CRU (tworzenie projektów wpisów);
c) dokonywanie wstępnych korekt i aktualizacji danych;
d) współpraca z pracownikami merytorycznymi przekazującymi informacje o umowach. - Do zadań Głównej Księgowej należy w szczególności:
a) ostateczna weryfikacja poprawności danych wprowadzonych przez Księgową;
b) zatwierdzanie i publikowanie wpisów w systemie CRU;
c) autoryzacja ewentualnych korekt i aktualizacji w rejestrze. - W sytuacji długotrwałej nieobecności księgowej lub gł. księgowej obowiązki osoby wprowadzającej przejmuje główna bibliotekarka. W przypadku nieobecności gł. księgowej obowiązki osoby publikującej dane w CRU przyjmuje dyrektor CKIC.
§ 4.
Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Głównej Księgowej.
§ 5.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 34/2026
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
z dnia 01.07.2026 r.
Wewnętrzna procedura
obsługi i prowadzenia Centralnego Rejestru Umów (CRU) w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
§ 1. Postanowienia ogólne
- Instrukcja określa zasady obiegu dokumentów, podział zadań oraz odpowiedzialność za terminowe wprowadzanie danych do systemu Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP).
- Ilekroć w instrukcji jest mowa o Umowie, rozumie się przez to umowę zawartą w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, spełniającą definicję zamówienia, która obciąża plan finansowy Instytucji.
- Rejestracji w CRU JSFP podlegają wszystkie umowy, bez względu na ich wartość, w kwocie netto.
§ 2. Kwalifikacja umów do CRU
- W szczególności wpisowi podlegają:
- Umowy cywilnoprawne z osobami fizycznymi (umowy zlecenia, umowy o dzieło).
- Umowy z kontrahentami/firmami (dostawy towarów, świadczenie usług, wykonanie robót).
- Umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, leasingu oraz umowy na dostawy mediów (prąd, woda, telekomunikacja)
- Wszystkie aneksy do umów wymienionych powyżej niezależnie od tego, czy zmieniają one wartość umowy czy tylko czas jej trwania.
- Do Rejestru nie wprowadza się:
- Umów o pracę oraz innych stosunków prawnych regulowanych kodeksem pracy.
- Umów zawartych w formie ustnej (np. zakupów podręcznych i jednorazowych gdzie dowodem zakupu jest wyłącznie paragon lub faktura bez uprzedniego zamówienia pisemnego, elektronicznego, dokumentowego).
- Umów, których treść podlega ochronie na podstawie przepisów o ochronie informacji niejawnych.
- Porozumień i umów o charakterze nieodpłatnym, które nie generują żadnych kosztów ani zobowiązań finansowych po stronie jednostki.
- W przypadku trudności z jednoznaczną oceną, czy dana umowa podlega wpisowi do CRU, pracownik merytoryczny zobowiązany jest do konsultacji z przełożonym.
§ 3. Podział ról i uprawnień w systemie
- Pracownik Merytoryczny – pracownik Centrum Kultury (np. specjalista ds. organizacji imprez, bibliotekarka, księgowa), który inicjuje zawarcie umowy, negocjuje jej warunki lub odpowiada za jej realizację.
- Pracownik Wprowadzający (Koordynator CRU) – wyznaczony pracownik posiadający konto i uprawnienia do wprowadzania w systemie teleinformatycznym jsfp.rejestrumow.gov.pl.
- Pracownik Publikujący – wyznaczony pracownik posiadający konto i uprawnienia do publikowania w systemie teleinformatycznym jsfp.rejestrumow.gov.pl.
- Inspektor Ochrony Danych (IOD) – osoba wspierająca proces weryfikacji danych pod kątem RODO w przypadkach wątpliwych.
§ 4. Procedura obiegu dokumentów i terminy
(Pracownik Merytoryczny) (Pracownik Wprowadzający) (Pracownik Publikujący)
Przygotowanie umowy --> Podpisanie umowy --> Weryfikacja RODO i wpis --> Ostateczna weryfikacja
i Formularza zamówienia przez dyrektora do CRU JSFP (Max 14 dni) i publikacja (Max 30 dni)
i podpisanie formularza zamówienia i przekazanie dokumentu
przez dyrektora i gł. księgowego pracownikowi publikującemu
- Krok 1: Sporządzenie umowy i Formularza zamówienia
- Przedłożenie umowy do podpisu Dyrektora musi nastąpić wraz z wypełnionym przez Pracownika Merytorycznego Formularzem zamówienia (wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej procedury).
- Krok 2: Przekazanie dokumentacji
- W terminie do 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy przez obie strony, Pracownik Merytoryczny przekazuje oryginał umowy oraz Formularz zamówienia do Pracownika Wprowadzającego.
- Krok 3: Weryfikacja RODO i jawności
- Pracownik Wprowadzający sprawdza, czy dane kontrahenta nie podlegają ochronie (np. w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dokonuje anonimizacji danych adresowych i PESEL).
- W przypadku wątpliwości co do tajemnicy przedsiębiorstwa, Pracownik Wprowadzający kieruje zapytanie do IOD.
- Krok 4: Wprowadzenie danych do CRU JSFP
- Pracownik Wprowadzający dokonuje wpisu do systemu jsfp.rejestrumow.gov.pl nie później niż w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.
- Krok 5: Oznaczenie dokumentu
- Po dokonaniu wpisu, Pracownik Wprowadzający nanosi na oryginale umowy dedykowaną pieczęć i nanosi na nią dane.
- Krok 6: Publikacja danych
- Pracownik Publikujący dokonuje publikacji w systemie jsfp.rejestrumow.gov.pl nie później niż w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy.
- Krok 7: Oznaczenie dokumentu
- Po dokonaniu wpisu, Pracownik Publikujący nanosi dane na pieczęci.
§ 5. Oznaczanie umów wprowadzonych do Centralnego Rejestru Umów
- Każda umowa podlegająca wpisowi do Centralnego Rejestru Umów (CRU JSFP), po zakończeniu procedury jej rejestracji i publikacji, musi zostać oznaczona na egzemplarzu pozostającym w aktach jednostki (na ostatniej stronie umowy) specjalną pieczęcią stałą.
- Ustala się jednolity wzór pieczęci potwierdzającej dopełnienie obowiązku rejestracji, o następującej treści:
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│ REJESTRACJA W CRU JSFP │
│ │
│ Wprowadzono do CRU JSFP dnia: ....................... │
│ Nr pozycji w rejestrze: ............................. │
│ Podpis Osoby Wprowadzającej: ........................ │
│ │
│ Opublikowano w CRU JSFP dnia: ....................... │
│ Podpis Osoby Publikującej: .......................... │
└────────────────────────────────────────────────────────┘
- Procedura przystawiania i uzupełniania pieczęci:
- Osoba Wprowadzająca (Księgowa lub osoba zastępująca) – niezwłocznie po poprawnym wprowadzeniu danych umowy do systemu teleinformatycznego, przystawia pieczęć na dokumencie, wpisuje datę wprowadzenia, unikalny numer pozycji wygenerowany przez system oraz składa swój własny, czytelny podpis. Następnie przekazuje dokument Osobie Publikującej.
- Osoba Publikująca (Główna Księgowa lub osoba zastępująca) – po zweryfikowaniu zgodności wprowadzonych danych z dokumentem papierowym i dokonaniu oficjalnej publikacji w systemie, wpisuje na pieczęci datę publikacji oraz składa swój własny, czytelny podpis.
- Złożenie obu podpisów na pieczęci jest formalnym potwierdzeniem zakończenia procesu rejestracji umowy w CRU JSFP dla celów kontroli zarządczej i audytu.
§ 6. Zakres danych wprowadzanych do rejestru
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, w systemie rejestruje się:
- Numer umowy (wewnętrzny nadany w Centrum Kultury).
- Datę zawarcia umowy.
- Okres obowiązywania umowy.
- Dane stron umowy.
- Dokładny przedmiot umowy.
- Wartość umowy (netto) oraz walutę.
- Informacje o współfinansowaniu z funduszy UE (jeśli dotyczy).
§ 7. Procedura korekty i aktualizacji danych
- W przypadku zmiany warunków umowy (aneks) lub wcześniejszego jej rozwiązania, Pracownik Merytoryczny ma obowiązek zgłosić ten fakt Pracownikowi Wprowadzającemu w terminie 3 dni roboczych od podpisania aneksu.
- Aktualizacja wpisu w systemie CRU JSFP musi zostać dokonana w ciągu 14 dni od wystąpienia zmiany.
- Wykrycie błędu technicznego lub omyłki pisarskiej we wpisie wymaga niezwłocznego sporządzenia Notatki korygującej i poprawy danych w systemie przez Pracownika Wprowadzającego.
§ 8. Postanowienia końcowe
- Niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszej instrukcji, skutkujące nieterminowym wpisem lub opublikowaniem danych chronionych, stanowi naruszenie dyscypliny pracy.
- Dokumentacja papierowa (Formularze zamówienia, kopie potwierdzeń wpisów) przechowywana jest przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym umowa przestała obowiązywać.
Załącznik Nr 1
do Procedury obsługi i prowadzenia CRU w CKICi,
stanowiącej Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 34/2026 r.
Dyrektora CKiC w Walcach z dnia 01.07.2026
CENTRUM KULTURY I CZYTELNICTWA W WALCACH
ul. Opolska 23A, 47-344 Walce
NIP: 1990135508
Reprezentowane przez: Dyrektora – Rafała Magosza
FORMULARZ ZAMÓWIENIA NR: ZAM /............ / 2026
(Wypełnia pracownik – kolejny numer zamówienia w roku)
Data wystawienia zamówienia: ....................................................
Miejsce wystawienia: Walce
1. DANE WYKONAWCY (DOSTAWCY / KONTRAHENTA)
- Nazwa firmy / Imię i nazwisko: .......................................................................................................
- Adres siedziby: ...................................................................................................................................
- NIP / PESEL: ......................................................................................................................................
2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA (Opis usług / dostaw)
.......................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................................
3. WARUNKI FINANSOWE I REALIZACJA
- Termin realizacji zamówienia (do kiedy): ......................................................................................
- Wartość zamówienia NETTO: ............................................. zł
- Podatek VAT (...... %): ............................................. zł
- Wartość zamówienia BRUTTO (Do zapłaty): ............................................. zł
- Słownie brutto: .........................................................................................................................................
- Warunki płatności:
[ ] Przelew ............ dni od dnia prawidłowo wystawionej i doręczonej faktury VAT.
[ ] Przedpłata
4. ZASTRZEŻENIE POUFNOŚCI (Wypełnić WYŁĄCZNIE w przypadku usług artystycznych/twórczych):
[ ] KONTRAHENT ZASTRZEGA POUFNOŚĆ (Art. 29a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej):
Na wniosek Wykonawcy, z uwagi na charakter artystyczny/twórczy usługi, wysokość wynagrodzenia oraz dane osobowe związane z prawami wyłącznymi podlegają ochronie i nie mogą być udostępniane publicznie. Zamówienie podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów w trybie ograniczonej jawności.
5. ŹRÓDŁO FINANSOWANIA (Wypełnia pracownik / Główny Księgowy):
[ ] Działalność statutowa (środki własne CKiC)
[ ] Dotacja podmiotowa Gminy Walce
[ ] Dotacja celowa (np. z budżetu gminy na konkretne zadanie): ................................................................
[ ] Środki zewnętrzne / Programy (np. MKiDN, NCK, KPO, Unia Europejska):
Nazwa projektu: .............................................................................................................................
6. DANE OSOBY SPORZĄDZAJĄCEJ ZAMÓWIENIE (Właściwe zaznaczyć X):
[ ] Krzysztof Bucior [ ] Arkadiusz Maus [ ] Katarzyna Kuźnia [ ] Magdalena Cielanga, [ ] Weronika Michalska [ ] Magdalena Nowak [ ] Maja Matusiewicz
Podpis pracownika zamawiającego: ............................................................
7. AKCEPTACJA FINANSOWA I ZATWIERDZENIE
Niniejsze zamówienie stanowi umowę w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i po potwierdzeniu przyjęcia przez Wykonawcę podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów.
..................................................................
Główna Księgowa – Ewa Mandalka
(Poświadczenie ujęcia wydatku w Planie Finansowym CKiC w Walcach)
..................................................................
Dyrektor – Rafał Magosz
(Zatwierdzenie wydatku)
POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA ZAMÓWIENIA PRZEZ WYKONAWCĘ Oświadczam, że przyjmuję niniejsze zamówienie do realizacji na warunkach w nim określonych.
..................................................................
(Data, pieczęć i podpis Wykonawcę