Zarządzenie nr 23/2026 Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach z dnia 23.03.2026 r.
ZARZĄDZENIE NR 23/2026
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
z dnia 23.03.2026 r.
w sprawie wprowadzenia Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania
Na podstawie art.10 ust. 1 i 2 ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości oraz art. 68 i 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1241 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
§ 1
W celu zapewnienia mechanizmów kontroli wewnętrznej, uwzględniając standardy kontroli zarządczej określonej w Komunikacie Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. ustalam i wprowadzam w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach „Instrukcję ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania”, zwaną dalej Instrukcją, stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Przestrzeganie i ścisłe stosowanie instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, o której mowa w § 1, zapewnia prawidłowe funkcjonowanie gospodarki finansowej oraz własną ochronę majątku instytucji.
§ 3
Zobowiązuję wszystkich pracowników Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach do zapoznania się z instrukcją ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, o której mowa w § 1 oraz przestrzegania w pełni zawartych w niej postanowień.
§ 4
Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Głównej Księgowej.
§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2026 r.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 23/2026
z dnia 23.03.2026 r.
Instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Rozdział I
Podstawy prawne
§ 1
Instrukcja opracowana na podstawie wypracowanych i sprawdzonych rozwiązań w zakresie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, a w szczególności na podstawie przepisów:
- ustawy z 29 września 1994 r o rachunkowości
- ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1241 z późn. zm.)
- Komunikacie Nr 23 Ministerstwa Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych
Objaśnienia
§ 2
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
- Instytucji – oznacza to Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
- Dyrektorze instytucji – oznacza to Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
- Głównym księgowym – oznacza to głównego księgowego Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
§ 3
- Druki ścisłego zarachowania są to formularze i pokwitowania powszechnego użytku, w zakresie których obowiązuje specjalna ewidencja, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich praktycznego stosowania.
- Druki ścisłego zarachowania używane w instytucji podlegają oznakowaniu (ponumerowaniu), ewidencji, kontroli i zabezpieczeniu. Ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnie do tego celu założonej „Księdze druków ścisłego zarachowania”, stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji.
W księdze tej rejestruje się pod odpowiednia datą, liczbę i numery przyjętych i wydanych oraz zwróconych formularzy; każdorazowo wprowadza się też stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania.
- Do druków ścisłego zarachowania zalicza się takie formularze, w stosunku do których wskazana jest wzmożona kontrola.
W Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach do druków ścisłego zarachowania zalicza się:
- druki kasowe KP (Kasa przyjmie),
- druki kasowe KW (Kasa wypłaci),
- czeki gotówkowe,
- arkusze spisu z natury (w momencie ich ponumerowania).
§ 4
- Dokładna ewidencja i kontrola obrotu drukami stanowi podstawę gospodarki drukami ścisłego zarachowania.
- Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na:
- przyjęciu druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu,
- bieżącym wpisaniu przychodu, rozchodu i zapasów druków w książce druków ścisłego zarachowania,
- oznaczeniu numerów ewidencyjnych druków nieposiadających serii i numerów nadanych przez drukarnię.
- Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłowa gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik zatrudniony na stanowisku księgowy/a.
§ 5
- Dyrektor instytucji jest zobowiązany umożliwić pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania należne przechowywanie tych druków w miejscu zabezpieczonym przed kradzieżą lub zniszczeniem.
- Przyjęcie druków ścisłego zarachowania niezwłocznie po ich otrzymaniu powinno być poprzedzone:
- sprawdzeniem ze specyfikacją (rachunkiem, fakturą), wystawioną przez dostawcę, liczby druków oraz ewentualnie ich serii numerów,
- nadanie numerów ewidencyjnych dowodom, które nie mają serii numerów nadanych przez drukarnię,
Rozdział III
Zasady oznaczania i ewidencji druków
§ 6
- Oznaczenie druków ścisłego zarachowania, które nie mają nadanych przez drukarnię serii i numerów, dokonuje się w następujący sposób:
- każdy egzemplarz druku należy oznaczyć pieczątką firmową jednostki,
- każdy egzemplarz należy oznaczyć kolejnym numerem ewidencyjnym tj. 1/rok, 2/rok itd.
- jeżeli druki danego rodzaju (np. dowody KP czy KW) wypełniane są w dwóch lub trzech egzemplarzach (oryginał i kopie), tym samym numerem ewidencyjnym oznacza się oryginał oraz wszystkie kopie wchodzące w skład jednego kompletu.
- W przypadku druków broszurowych (w blokach) należy dodatkowo, na okładce każdego bloku, odnotować (dotyczy to również druków mających serie i numery nadane w drukarni):
- pieczęć firmowa
- numer kolejny bloku,
- numer kart bloku od nr … do nr….,
- liczbę kart każdego bloku poświadczoną podpisem osoby odpowiedzialnej za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, a w odniesieniu do dowodów wpłaty - przez głównego księgowego lub osobę przez niego upoważnioną.
- opis wewnętrznej strony okładki bloku
Data pobrania bloku: ………….
Podpis osoby pobierającej: ……..
Data zwrotu bloku: ………
Podpis osoby zdającej: …….
Podpis osoby odpowiedzialnej za druki ścisłego zarachowania: ……….
- Poszczególne bloki dowodów wpłat i wypłat należy ponumerować w momencie przyjęcia i przechowywać w książce druków ścisłego zarachowania.
- Poszczególne karty bloków należy ponumerować bezpośrednio przed wydaniem ich do użytku, w celu zachowania ciągłości numerów w trakcie roku. Na okładce należy wpisać numery kart bloku.
- Po wyczerpaniu bloku, przy wydaniu następnego, na okładce należy wpisać okres w którym druki zostały wykorzystane. Arkusze spisu z natury (z wyłączeniem sporządzonych i wypełnianych z wykorzystaniem techniki komputerowej) traktuje się również jako druki ścisłego zarachowania. Przed ich wydaniem osobie upoważnionej do odbioru nadaje się im kolejny numer i od tego momentu są drukami ścisłego zarachowania.
- Okładka bloczka (lub jego pierwsza strona tytułowa) zawierająca informacje o liczbie druków oraz zakresie numerów (od nr ... do nr ...) pozostaje w bloczku do momentu jego całkowitego zużycia. Po wykorzystaniu wszystkich druków, cały bloczek (wraz z okładką i kopiami) podlega zwrotowi do osoby prowadzącej Księgę Druków Ścisłego Zarachowania w celu rozliczenia i archiwizacji.
- W przypadku druków, których wszystkie egzemplarze (oryginał oraz kopie) są wyrywane z bloczka i przekazywane do dalszego obiegu, podstawą rozliczenia bloczka jest zwrot jego pustego grzbietu wraz z nienaruszoną okładką/stroną tytułową. Osoba odpowiedzialna za ewidencję dokonuje rozliczenia bloczka poprzez porównanie zakresu numerów na zwróconej okładce z dokumentami (kopiami) faktycznie zdeponowanymi w dziale finansowo-księgowym. Wyrywkowy lub pełny brak kopii w dokumentacji finansowej przy jednoczesnym braku czystego druku w grzbiecie traktuje się jako zagubienie druku ścisłego zarachowania.
- Niedopuszczalne jest wydawanie do użytku druków ścisłego zarachowania nieujętych w ewidencji oraz nie mających wszystkich ww. oznaczeń.
§ 7
- Ewidencję wszystkich druków ścisłego zarachowania należy prowadzić odrębnie w miarę potrzeb dla każdego rodzaju bloku w księdze o ponumerowanych stronach.
- Na pierwszej stronie należy wpisać: księga zawiera …… stron, słownie: …………………., kolejno ponumerowanych, zszytych, a następnie zaopatrzyć podpisem dyrektora instytucji lub osoby upoważnionej oraz głównego księgowego.
§ 8
- Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania obejmują:
- dla przychodu – pokwitowanie przyjęcia z banku lub komórki organizacyjnej za osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania (zgodnie z oświadczeniem z załącznika nr 2 do niniejszej instrukcji.
- dla rozchodu – pokwitowanie przez osobę upoważnioną do odbioru druków.
- Zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania powinny być dokonywane czytelnie atramentem lub długopisem.
- Niedopuszczalne jest jakiekolwiek wycieranie, wyskrobywanie lub zamazywanie korektorem pomyłkowych zapisów.
- Pomyłkowy zapis należy przekreślić tak, aby można go było odczytać i wpisać prawidłowy, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach ustawy o rachunkowości. Osoba dokonująca poprawki powinna – obok wniesionej poprawki- umieścić swój podpis i datę dokonania tej czynności (art.25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).
- Pobranie nowego druku (bloku) może nastąpić wyłącznie po wykorzystaniu ostatniego z bloków pobranych.
- Druki ścisłego zarachowania przechowuje pod zamknięciem osoba odpowiedzialna za gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, która ponosi osobiście odpowiedzialność za należyte ich zabezpieczenie.
§ 9
-
- Druki ścisłego zarachowania, księgi ewidencyjne oraz wszelka dokumentację dotyczącą gospodarki drukami ścisłego zarachowania należy przechowywać przez pięć lat. Dotyczy to także druków anulowanych.
- Błędnie wypełnione druki powinny być anulowane przez wpisanie adnotacji „UNIEWAŻNIAM” wraz z datą i czytelnym podpisem osoby dokonującej tej czynności.
- Wszystkie egzemplarze unieważnionego druku (oryginał oraz kopie) muszą pozostać nienaruszone w bloczku (lub zostać trwale wklejone do jego okładki/grzbietu). Zabrania się niszczenia lub wyrzucania anulowanych druków. Zwrot kompletnego, anulowanego dokumentu jest warunkiem koniecznym do prawidłowego rozliczenia bloczka przez osobę prowadzącą ewidencję.
Rozdział IV
Postanowienia końcowe
§ 10
- Druki ścisłego zarachowania powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niż raz w roku. Komisja inwentaryzacyjna jest zobowiązana ustalić stan faktyczny druków ścisłego zarachowania. W arkuszach spisu z natury lub odpowiadającym mu protokole należy podać rodzaje, serie i numery druków oraz wymienić ich liczbę.
- W przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej druki ścisłego zarachowania podlegają przekazaniu łącznie ze składnikami majątkowymi. Okoliczności przekazania (przyjęcia) druków ścisłego zarachowania musi być zamieszczona w protokole zdawczo-odbiorczym.
§ 11
-
- W przypadku zaginięcia (zagubienia, kradzieży) druków ścisłego zarachowania należy niezwłocznie przeprowadzić inwentaryzację druków ścisłego zarachowania i ustalić liczbę oraz cechy (numery, serie, rodzaje pieczęci ) zaginionych druków.
- Po stwierdzeniu zaginięcia druków ścisłego zarachowania należy:
- sporządzić protokół zaginięcia,
- w przypadku zaginięcia czeków - powiadomić niezwłocznie oddział banku, który wydał czeki,
- w uzasadnionych przypadkach, gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa – zawiadomić policję,
- Wszystkie zawiadomienia o zaginięciu druków ścisłego zarachowania powinny zawierać następujące dane:
- liczbę zaginionych druków luźnych, względnie bloków z podaniem liczby egzemplarzy w każdym komplecie druków,
- dokładne cechy zaginionych druków – numer, seria nadana przez drukarnię lub numery opracowane we własnym zakresie, symbol druku oraz rodzaje i nazwy pieczęci,
- datę zaginięcia druków,
- okoliczność zaginięcia druków,
- miejsce zaginięcia druków,
- nazwę i dokładny adres jednostki ewidencjonującej druki,
- W przypadku ewentualnego zniszczenia druków ścisłego zarachowania należy sporządzić protokół, który powinien być przechowywany w aktach prowadzonych przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania.
§ 12
Instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 stycznia 2026 r.
Załącznik Nr 1 do Instrukcji ewidencji i kontroli
druków ścisłego zarachowania
w Centrum Kultury i Czytelnictwa w walcach
Oświadczenie
o przyjęciu odpowiedzialności za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania
Ja niżej podpisana/-y………………………..………………………………………………………..
zatrudniona/-y w ……………………………………………………………………………………….
na stanowisku…………………………………………………………………………………………….
- Przyjmuję na siebie odpowiedzialność za gospodarkę drukami ścisłego zarachowania, które zostaną mi powierzone z zachowaniem właściwego trybu.
- Zapoznałam się z Zarządzeniem Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach w sprawie ewidencjonowania, pobierania i rozliczania druków ścisłego zarachowania.
- Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1, wynikają dla mnie następujące konsekwencje:
- Obowiązek z rozliczania się z powierzonych druków na każde zasadne żądanie,
- Prowadzenie ewidencji i przechowywanie ww. druków, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zasadami,
- Nie zgłaszam żadnych zastrzeżeń odnośnie warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę ww. drukami, oraz zobowiązuję się do niezwłocznego zawiadomienia zakład pracy o wszelkich przeszkodach w wykonywaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości.
…………………………………….………………………….
(data i podpis pracownika)
Zapewnię bezpieczne miejsce (kasa pancerna) do przechowywania druków ścisłego zarachowani w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach.
(podpis dyrektora instytucji) ……………………………..………………………
(podpis głównego księgowego) ………………………………………………….
Załącznik Nr 2 do Instrukcji ewidencji i kontroli
druków ścisłego zarachowania
w Centrum Kultury i Czytelnictwa w walcach
Upoważnienie do pobierania druków ścisłego zarachowania
Upoważnienie (stałe */ jednorazowe*) Nr …….. do pobrania druków ścisłego zarachowania
Upoważniam
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
(imię i nazwisko pracownika, stanowisk służbowe)
do pobierania* – pobrania* następujących druków ścisłego zarachowania
…………………………………………………………………………………………………………………………………………
(rodzaj i ilość druków)
Upoważnienie wydaje się na okres
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………..
(data i podpis dyrektora instytucji)
*Odpowiednie skreślić