Zarządzenie nr 14/2026 Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach z dnia 22.01.2026 r.
ZARZĄDZENIE NR 14/2026
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
z dnia 22.01.2026 r.
w sprawie wprowadzenia instrukcji kasowej
Na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2025, poz. 600 z póź.zm)
§ 1
Wprowadzam Instrukcję kasową w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach, która stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierzam Głównemu Księgowemu.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
do zarządzenia nr 14/2026
z dnia 22.01.2026 r.
INSTRUKCJA KASOWA
CENTRUM KULTURY I CZYTELNICTWA W WALCACH
Rozdział I
(Podstawa prawna)
§ 1
Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki kasowej w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach i została opracowana na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie gospodarki kasowej, a w szczególności na podstawie:
- Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 600 z póź.zm.),
- Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
- Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej
- Rozporządzenia MSWiA z dnia 16 grudnia 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne
Rozdział II
Objaśnienia
§ 2
Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o:
- jednostce - oznacza to Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach, nazwa skrócona CKiC w Walcach
- dyrektora jednostki - oznacza to Dyrektora CKIC w Walcach,
- głównym księgowym - oznacza to głównego księgowego CKiC w Walcach
- kasjerze - oznacza to osobę wykonującą obowiązki kasjera lub zastępcy kasjera, zatrudnioną na innym stanowisku w CKiC w Walcach
- wartościach pieniężnych - oznacza to krajowe i zagraniczne znaki pieniężne, czeki, weksle i inne dokumenty zastępujące w obrocie gotówkę,
Rozdział III
(Wymagania i obowiązki kasjera)
§ 3
- Kasjerem może być osoba:
- posiadająca wykształcenie minimum średnie,
- nie karana za przestępstwa gospodarcze lub wykroczenia przeciwko prawu,
- posiadająca nienaganną opinię,
- posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
- Kasjer odpowiada za stan gotówki w kasie, funkcjonowanie kasy oraz powierzone mienie.
- Przejęcie-przekazanie kasy innej osobie na czas zastępstwa, może nastąpić tylko w drodze protokolarnej, w obecności osoby wyznaczonej przez dyrektora jednostki.
- Kasjer przyjmując obowiązki składa pisemną deklarację odpowiedzialności o następującej treści:
„W związku z powierzeniem mi obowiązków kasjera kasy głównej przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzone mi pieniądze oraz inne wartości. Zobowiązuję się do przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i ponoszę odpowiedzialność za ich naruszenie.
Data i Podpis ”.
- Kasjer powinien posiadać obowiązującą w jednostce instrukcję w sprawie gospodarki kasowej oraz wykaz osób upoważnionych do dysponowania gotówką i zatwierdzania dowodów kasowych, jak również wzory ich podpisów.
- Funkcji kasjera nie powinno się łączyć z innymi funkcjami o charakterze dyspozycyjnym lub kontrolnym w zakresie obrotu pieniężnego. W szczególności nie powinno się łączyć tej funkcji z obowiązkami głównego księgowego i jego zastępcy.
Rozdział IV
(Pomieszczenie kasy, ochrona i transport wartości pieniężnych)
§ 4
(Techniczna organizacja kasy)
- Kasa Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach zlokalizowana jest w sekretariacie.
- Sprzedaż usług w CKiC w Walcach prowadzona jest przy użyciu kasy fiskalnej.
- Wszelkie uwagi i wątpliwości dotyczące technicznej organizacji kasy i funkcjonowania zabezpieczeń kasjer natychmiast zgłasza na piśmie Dyrektorowi CKiC w Walcach.
- Przyjmowanie i wypłacanie gotówki następuje w dni robocze tygodnia w godzinach urzędowania od godz. 7.30 do godz. 15.30, oraz na godzinę przed wydarzeniem biletowanym.
§ 5
(Transport i przechowywanie gotówki)
- Transport wartości pieniężnych do banku dokonywany jest pieszo lub samochodem. Przy kwotach powyżej trzech tysięcy złotych w asyście drugiego pracownika.
- Maksymalna kwota jaka może znajdować się w kasie to 6.000,00 zł ( słownie: sześć tysięcy zł).
- Dokonywania wpłat do banku środków pieniężnych powyżej maksymalnej kwoty należy dokonywać na bieżąco lub następnego dnia roboczego po jego wystąpieniu.
- Środki pieniężne znajdujące się w kasie, kasjer dowodem wypłaty wpłaca je do banku.
Rozdział V
Gospodarka kasowa
§ 6
(Przepływ gotówki w kasie)
- W kasie mogą znajdować się tylko środki pieniężne i papiery wartościowe składające się na:
- gotówka pochodząca z bieżących wpłat do kasy,
- inne wartości pieniężne za pisemną zgodą kierownika jednostki.
- Gotówkę wpłaconą do kasy głównej należy na bieżąco odprowadzać na:
-
- rachunek bieżący prowadzony w banku Spółdzielczym w Krapkowicach oddział Walce
- Stan gotówki w kasie głównej nie może przekraczać sumy 6.000,00 zł. Po przekroczeniu tego stanu kasjer główny odprowadza nadwyżkę środków pieniężnych na rachunek bankowy nie później niż na początku dnia następującego po dniu, w którym nastąpiło przekroczenie stanu. W uzasadnionych przypadkach dyrektor jednostki może - po zapewnieniu odpowiednich środków ochrony mienia - zezwolić na przechowywanie większego stanu środków pieniężnych.
§ 7
(Udokumentowanie operacji kasowych)
- Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi:
- Kasa przyjmie (KP) oraz Kasa wypłaci (KW),
- Dowody kasowe wystawiane są przez kasjera głównego lub osobę wyznaczoną przyjmującą gotówkę w 3 egzemplarzach, z których oryginał przeznaczony jest dla księgowości, a kopia dla kasjera.
- Formularze dowodów kasowych powinny zostać oznaczone nazwą jednostki oraz ponumerowane przed oddaniem do użytkowania kasjerowi lub osobie wyznaczonej przyjmującej gotówkę . Ciągłość numeracji musi być zachowana w całym okresie danego roku sprawozdawczego.
- W przypadku popełnienia błędu w dowodach kasowych należy je anulować i wystawić nowy, prawidłowy dowód kasowy. Kopie anulowanego dowodu zachowuje kasjer główny lub osoba wyznaczona przyjmująca gotówkę (sprzedawca), a oryginał jest dołączany do oryginału raportu kasowego .
§ 9
(Raport kasowy)
- Przychody i rozchody gotówki w kolejnych dniach kasjer wpisuje bieżąco w Raporcie kasowym. Zapisy w Raporcie kasowym powinny być dokonywane w ujęciu chronologicznym w dniu, w którym nastąpiły przychód i rozchód.
- Zrealizowane dowody obrotu kasowego powinny być oznaczone przez wpisanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, pod którą przychody i rozchody zostały wpisane.
- Wypełnienie Raportu kasowego następuje zgodnie z treścią druku i wpisywane są w nim wpłaty i wypłaty chronologicznie, z zachowaniem liczby porządkowej operacji oraz z podaniem symbolu źródłowego dowodu kasowego i krótkiej treści operacji.
- Raport kasowy zamyka się na dzień 15 i ostatniego każdego miesiąca poprzez sumowanie wpłat i wypłat gotówkowych oraz obliczenie stanu końcowego. Podpisany przez kasjera głównego oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi kasjer przekazuje Gł. Księgowemu. Kopia raportu pozostaje w kasie.
- Niedopuszczalne jest dokonywanie w raportach kasowych przeróbek. Wszelkie błędy mogą być poprawione przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z zachowaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb i wpisanie treści poprawionej. Każda poprawa wymaga podpisu osoby dokonującej poprawy, wpisania daty i godziny dokonania korekty.
§ 10
(Zasady prowadzenia kasy i wypełniania druków kasowych)
- Stosowanie kasy rejestrującej (fiskalnej)
- Kasjer zobowiązany jest do:
- naniesienia na obudowę kasy w sposób trwały numeru ewidencyjnego;
- prowadzenie sprzedaży wyłącznie poprzez kasę;
- drukowanie paragonu fiskalnego lub rachunku, z każdej sprzedaży oraz wydawania oryginału wydrukowanego dokumentu nabywcy;
- stosowanie kasy rejestrującej wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży (z wyjątkiem przypadków, gdy podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża; wtedy ewidencjonowana jest cała wartość sprzedaży własnej oraz tej prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników);
- sporządzania raportu fiskalnego (dobowego) po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu;
- drukowania emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na papierze;
- przechowywanie kopii dokumentów kasowych do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- zaprzestanie sprzedaży w przypadkach, gdy nie można prowadzić ewidencji za pomocą kasy ( np. gdy kasa się zepsuje);
- weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw usług i towarów oraz niezwłocznego zgłaszania dyrektorowi CKIC oraz prowadzącemu serwis kas każdej nieprawidłowości w jej pracy;
- udostępnianie kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów;
- Dokonywanie wpisów w książce kasy lub przez serwisanta kasy;
- Zgłaszanie kasy rejestrującej do obowiązkowego przeglądu technicznego podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących;
- Przechowywanie książki kasy przez okres jej użytkowania oraz udostępnianie jej na żądanie właściwych organów;
- prowadzenia i przechowywania dokumentacji o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej.
- Do pobierania wpłat za zajęcia, bilety i inne odpłatne działania (usługi), upoważnieni oprócz kasjera, są także inni pracownicy CKIC.
- Upoważnieni imiennie pracownicy, o których mowa w punkcie powyżej bezpośrednio po zakończonej sprzedaży, przekazują gotówkę razem z kasą fiskalną kasjerowi, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, czynią to następnego dnia możliwie jak najszybciej.
§ 11
(Inwentaryzacja i kontrola kasy)
- Inwentaryzację środków pieniężnych przeprowadza się na drodze spisu z natury metodą pełną.
- Skład zespołu spisowego określa kierownik jednostki.
- Inwentaryzacja w kasie powinna być dokonywana co najmniej:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- przy zmianie kasjera,
a także innych przypadkach przewidzianych prawem.
- Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas (np. choroba, urlop), a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie bez przeprowadzenia inwentaryzacji.
- Inwentaryzacja może być przeprowadzona także w dowolnym innym niezapowiedzianym terminie zgodnie z decyzją kierownika jednostki oraz w sytuacjach losowych.
- Kasa podlega kontroli bieżącej i okresowej.
- Sprawdzenia raportu kasowego dokonuje główny księgowy i/lub dyrektor CKIC.
- Co najmniej raz w kwartale należy przeprowadzić kontrolę stanu gotówki w kasie. Kontroli dokonuje główny księgowy i dyrektor CKIC. Informację o stanie gotówki zgodnym ze stanem wykazanym w raporcie kasowym umieszcza się w raporcie kasowym i potwierdza podpisami. W przypadku stwierdzenia niezgodności (niedoboru lub nadwyżki) należy z przeprowadzonej kontroli sporządzić protokół.
- Rozchód gotówki z kasy nieudokumentowany rozchodowymi dowodami kasowymi, a także fałszywe banknoty i monety ujawnione w kasie stanowią niedobór kasowy i obciąża kasjera głównego.
- Gotówka w kasie nieudokumentowana przychodowymi dowodami kasowymi stanowi nadwyżkę kasową.
§ 12.
Operacje bezgotówkowe (karty płatnicze)
- Definicja transakcji:
- Jednostka umożliwia dokonywanie płatności bezgotówkowych przy użyciu kart płatniczych za pośrednictwem terminala płatniczego.
- Nie umożliwia się dokonywanie płatności bezgotówkowych za pomocą systemów płatności mobilnych (np. BLIK)
- Rozdzielność obrotu: Operacje dokonane kartą płatniczą nie stanowią obrotu gotówkowego kasy i nie są ujmowane w tradycyjnym Raporcie Kasowym (RK) jako wpływy gotówki.
- Dokumentowanie transakcji:
- Każda transakcja kartą musi zostać zarejestrowana na kasie fiskalnej z oznaczeniem formy płatności "PŁATNOŚĆ ELEKTRONICZNA".
- Podstawą do uznania transakcji jest wydruk z terminala płatniczego (potwierdzenie dla sprzedawcy), który kasjer ma obowiązek zachować.
- Bezgotówkowy Raport Kasowy (Opcjonalnie):
- Dla celów kontrolnych kasjer może sporządzać pomocniczy "Bezgotówkowy Raport Kasowy", stanowiący zestawienie transakcji kartowych z danego dnia.
- Raport ten nie wykazuje salda początkowego ani końcowego w formie gotówki.
- Rozliczenie dobowe: Po zakończeniu dnia pracy kasjer ma obowiązek wykonać na terminalu raport dobowy (zamknięcie dnia). Wydruk raportu dobowego z terminala należy dołączyć do dokumentacji finansowej danego dnia.
- Ewidencja księgowa: Wpływy z tytułu transakcji bezgotówkowych są ewidencjonowane w księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego oraz zestawień operatora terminala, z wykorzystaniem konta 141 „Zapłata kartą w terminalu.
- Wydatki opłacone kartą służbową: Płatności dokonane służbową kartą płatniczą przez pracowników nie wymagają wystawienia dowodu KW (Kasa Wypłaci), a ich rozliczenie następuje bezpośrednio na podstawie faktury i wyciągu bankowego.
Dyrektor
………………………….
Oświadczenie
Niniejszym oświadczam, że przyjąłem(am) do wiadomości i ścisłego przestrzegania
treść informacji oraz zobowiązuję sie w zakresie instrukcji kasowej postępować zgodnie z
określonymi w niej przepisami i zasadami.
Podpis pracownika
……………………………
Załącznik do zarządzenia nr 142026.pdf (235,09KB)