Zarządzenie nr 5/2026 Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach z dnia 14.01.2026 r.
Zarządzenie nr 5/2026
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
z dnia 14.01.2026 r.
w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 170.000zł netto
Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej oraz art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. zarządza się, co następuje:
§1
Wprowadza się regulamin udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 170.000zł netto
Regulamin udzielania zamówień publicznych, o którym mowa w §1 wchodzi w życie z dniem 01.01.2026 roku
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 5/2026
z dnia 14.01.2026 r.
Regulamin udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 170.000zł netto
§1
- Postanowienia niniejszego regulaminu stosuje się do udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 170.000zł netto, zwanych dalej „zamówieniami”
- Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:
- Zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości
- Racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów
- Czynności związane z udzielaniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm
- Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są pracownicy jednostki w zakresie udzielania zamówienia oraz kierownik zamawiającego w zakresie nadzoru
- Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia upoważniony pracownik lub kierownik szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w celu ustalenia:
- Czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
- Czy wydatek ma pokrycie w planie finansowym Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
- Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy w wartości netto
- Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi np. w formie kosztorysu inwestorskiego
- Szacunkową wartość pozostałych zamówień ustala się przy zastosowaniu jednej z następujących metod:
- Analizy cen rynkowych /katalogi, cenniki/
- Zapytania mailowe
- Analiza stron internetowych
- Wywiad telefoniczny
- Analiza wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez GUS
- Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokumentuje się w postaci notatki i załączonych do niej dokumentów, którymi są w szczególności:
- Zapytania mailowe, cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców
- Odpowiedzi cenowe potencjalnych wykonawców
- Wydruki stron internetowych zawierające ceny usług i towarów oraz datę wykonania wydruku
- Notatka z wywiadu telefonicznego
- Skan, zdjęcie cenników, katalogów
- Kopie umów lub faktur z innych postępowań dotyczących analogicznego przedmiotu zamówienia z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia
- Niedopuszczalne jest działanie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
- Zaproszenie do składania ofert powinno zawierać co najmniej:
- Opis przedmiotu zamówienia
- Opis kryteriów wyboru wykonawcy
- Warunki realizacji zamówienia
- Termin i sposób przekazania odpowiedzi przez potencjalnego Wykonawcę
- Kryteriami wyboru Wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria gwarantujące uzyskanie najkorzystniejsze ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:
- Jakość
- Funkcjonalność
- Parametry techniczne
- Aspekty środowiskowe
- Aspekty społeczne
- Aspekty innowacyjne
- Koszty eksploatacji
- Serwis
- Termin wykonania zamówienia
- Doświadczenie Wykonawcy
- Poziom wiedzy specjalistycznej Wykonawcy
- Warunki dostawy i gwarancji
§3
Ustala się następujące progi wartości zamówienia w kwocie netto oraz zasady postępowania:
- Odstępuje się od zasad wynikających z niniejszego Regulaminu dla postępowań o wartości szacunkowej poniżej 80 000 zł oraz do postępowań, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.
- Dla zamówień o wartości szacunkowej od 80.000zł i wyżej do 120.000zł ustala się następujące reguły postepowania
- Zamawiający sporządza opis przedmiotu zamówienia
- Zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia na podstawie zapisów §2 ust. 2-6. Wzór udokumentowania wartości szacunkowej stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu
- Zamawiający dokumentuje ustalenie wartości szacunkowej zgodnie z zapisami §2 ust.5
- Zamawiający zaprasza do składania ofert co najmniej trzech Wykonawców
- Zaproszenia wysyłane są drogą elektroniczną przy pomocy poczty elektronicznej lub faksu. Wzór zaproszenia stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu
- W szczególnych przypadkach Zamawiający może udzielić zamówienie wybranemu przez siebie wykonawcy bez stosowania zasad wyżej opisanych, co wymaga podania przyczyny takiego działania i jego uzasadnienia
- Wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokonuje na podstawie oceny przyjętych kryteriów oceny ofert
- Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, która zawiera w szczególności nazwę wybranego oferenta, wartość przedstawionej oferty i uzasadnienia wyboru zamawiający przekazuje Wykonawcom którzy złożyli oferty drogą elektroniczną przy pomocy poczty elektronicznej lub faksu.
- Udzielenie zamówienia dokumentuje faktura VAT, bądź pisemna umowa. W przypadku udzielenia zamówienia na roboty budowlane wymagane jest zawarcie umowy na piśmie.
- Dla zamówień o wartości szacunkowej powyżej 120.000 zł do 170.000zł ustala się następujące reguły postępowania:
- Zamawiający sporządza opis przedmiotu zamówienia w sposób precyzyjny, dokładny oraz z zastosowaniem zrozumiałych określeń
- Zamawiający ustala wartość szacunkową zamówienia na podstawie zapisów §2 ust. 2-6. Wzór udokumentowania wartości szacunkowej stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu
- Zamawiający dokumentuje ustalenie wartości szacunkowej zgodnie z zapisami §2 ust.5
- Zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zamówienia zawierające zaproszenie do składania ofert na stronie podmiotowej BIP.
- Zamawiający niezależnie od publikacji ogłoszenia na stronie podmiotowej BIP może zaprosić do składania ofert wybranych przez siebie Wykonawców
- Wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający dokonuje na podstawie oceny przyjętych kryteriów oceny ofert
- Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty, która zawiera w szczególności nazwę wybranego oferenta, adres jego siedziby i wartość przedstawionej oferty oraz uzasadnienie wyboru zamawiający umieszcza na stronie podmiotowej BIP
- Udzielenie zamówienia dokumentuje umowa zawarta w formie pisemnej
§4
- Zamówienia udziela się Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadami niniejszego Regulaminu, który złożył najkorzystniejszą ofertę
- Po dokonaniu wyboru Wykonawcy, pracownik odpowiedzialny za przeprowadzenie zamówienia składa do kierownika jednostki informację o wyborze najkorzystniejszej oferty w formie notatki służbowej, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu
- Do notatki służbowej o której mowa w ust. 2 należy dołączyć dokumentację z przeprowadzonej czynności wyboru Wykonawcy i jeżeli dotyczy wzór Umowy
- Dokumentację z przeprowadzonych działań związanych z określeniem wartości szacunkowej, przeprowadzenia zamówienia i wyboru Wykonawcy przechowuje się przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia
- Do stosowania zapisów niniejszego Regulaminu zobowiązuje się wszystkich pracowników Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
- Osobą odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowością przeprowadzania zamówień jest Główny Księgowy Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
- Osobą odpowiedzialną za stosowanie Regulaminu jest Dyrektor Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Załącznik Nr 1
do Regulaminu Zamówień Publicznych
Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Walce, dnia…………………………….. r.
Udokumentowanie szacowania wartości zamówienia
Wartość zamówienia wynosi ......................... PLN.
Oszacowania wartości zamówienia dokonano w dniu……………… na podstawie:
a) Zapytania mailowe, cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców
b) Odpowiedzi cenowe potencjalnych wykonawców
c) Wydruki stron internetowych zawierające ceny usług i towarów oraz datę wykonania wydruku
d) Notatka z wywiadu telefonicznego
e) Skan, zdjęcie cenników, katalogów
f) Kopie umów lub faktur z innych postępowań dotyczących analogicznego przedmiotu zamówienia z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia
g) inne
/wymienić jakie/ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Podpis osoby dokonującej ustalenia wartości zamówienia
Podpis osoby zatwierdzającej
(Dyrektor lub Główny księgowy)
Załącznik Nr 2
do Regulaminu Zamówień Publicznych
Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Walce , dnia………………………….. r.
Zapytanie cenowe dla zamówienia publicznego
o wartości nieprzekraczającej równowartości 170 000 złotych
(dane adresata zapytania)
W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 170 000 złotych, zwracam się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej wykonania zamówienia obejmującego
(opis przedmiotu zamówienia)
Oprócz ceny proszę również o podanie:
1) możliwego terminu wykonania zamówienia,
2) warunków płatności,
3) warunków gwarancji,
4) …………………………………………………………………………
(inne informacje ważne dla zamawiającego)
Ofertę zawierającą żądane informacje proszę złożyć do dnia :…………………………………….
Dopuszcza się złożenie oferty:
1) w formie pisemnej na adres
(adres zamawiającego)
lub
2) za pośrednictwem poczty elektronicznej
(adres e-mail)
W przypadku wybrania Państwa oferty zostaną Państwo poinformowani.
Podpis i kontakt do osoby odpowiedzialnej za zamówienie …………………………………………………………
Podpis Zamawiającego lub osoby upoważnionej……………………………………………………………………………
Załącznik Nr 3
do Regulaminu Zamówień Publicznych
Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Walce dnia, ………………………..
Notatka Służbowa -
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty
Notatka służbowa z wyboru wykonawcy zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej równowartości 170.000 złotych
- Przedmiot zamówienia
- Wartość zamówienia netto
- Wartość zamówienia brutto
- Zapytania cenowe skierowano do następujących wykonawców:
- Uzyskano następujące oferty:
- Za najkorzystniejszą uznano ofertę Wykonawcy:
Osoba odpowiedzialna za realizację zamówienia:
Kierownika Zamawiającego lub osoba upoważniona: