Zarządzenie nr 4/2026 Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach z dnia 12.01.2026 r.
Zarządzenie Nr 4/2026
z dnia 12.01.2026 r.
Dyrektora Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości w Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach
Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.), z uwzględnieniem zapisów zawartych w art. 4 ust. 4, art. 8 ust. 2 oraz art. 29 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 87 z późn. zm.) – wprowadzam z dniem 1 stycznia 20... roku następujące zasady prowadzenia rachunkowości:
§ 1
1. Rokiem obrotowym dla Centrum Kultury i Czytelnictwa w Walcach jest rok kalendarzowy, natomiast okresami sprawozdawczymi są miesiące (art. 10 ust. 1).
2. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za poszczególne okresy sprawozdawcze sporządza się nie później niż do dnia 20 miesiąca następnego za poprzedni okres sprawozdawczy (miesiąc) (art. 24 ust. 5).
3. Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych oraz zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy sporządza się co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym (art. 24 ust. 5 i art. 18 ust. 1).
4. Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników sporządza się na dzień inwentaryzacji (art. 18 ust. 2).
5. W skład sprawozdania rocznego wchodzą:
a). wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
b). bilans,
c). porównawczy rachunek zysków i strat,
d) dodatkowe informacje i objaśnienia,§ 2
1. Informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym podaje się ze szczegółowością określoną w załączniku do ustawy (art. 50 ust. 1).
2. Dane liczbowe w sprawozdaniu finansowym podaje się w złotych i groszach (art. 45 ust. 5).
§ 3
Ustalam dla instytucji zakładowy plan kont obejmujący:
1) wykaz kont syntetycznych (księgi głównej) oraz obowiązującą analitykę – załącznik nr 1;
2) opis funkcjonowania kont i zasady księgowania operacji gospodarczych – załącznik nr 2;
3) zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych – załącznik nr 3;
4) zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania i rozliczania wyniku finansowego – załącznik nr 4;
5) częstotliwość i zasady inwentaryzacji oraz weryfikacji aktywów i pasywów – załącznik nr 5;
6) wykaz programów komputerowych stosowanych przez jednostkę – załącznik nr 6;
7) zasady archiwizowania i ochrony danych załącznik nr 7;
8) zasady rachunku kosztów i przychodów w układzie zadaniowym – załącznik nr 8.
§ 4
Zobowiązuję głównego księgowego do bieżącej aktualizacji ustaleń dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, uwzględniających obowiązujące przepisy i potrzeby sprawozdawcze oraz zarządzania jednostką.
§ 5
Traci moc zarządzenie nr 1/2010 z dnia 30.12.2010 r. Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Walcach w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości.
§ 6
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2026 roku.
Załącznik nr 1
Wykaz kont syntetycznych
wraz z proponowaną analityką i znacznikami bilansowymi i podatkowymi (CIT) dla instytucji kultury
| Konto syntetyczne | Konta analityczne | Znaczniki bilansowe CIT | Znacznik podatkowy CIT | Nazwa konta |
| ZESPÓŁ 0 – AKTYWA TRWAŁE | ||||
| 010 |
|
|
| Środki trwałe amortyzowane sukcesywnie |
|
|
|
|
| Obowiązująca analityka wg układu bilansowego |
|
| 010-1 | BAAII1a_W |
| Grunty własne i prawo wieczystego użytkowania gruntu |
|
| 010-2 | BAAII1b_W |
| Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej, spółdzielcze prawo do lokalu |
|
| 010-3 | BAAII1c_W |
| Urządzenia techniczne i maszyny |
|
| 010-4 | BAAII1d_W |
| Środki transportu |
|
| 010-5 | BAAII1e_W |
| Inne środki trwałe |
| 013 |
| BAAII1e_W |
| Środki trwałe amortyzowane jednorazowo – wyposażenie |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg użytkowników |
| 014 |
| BAAII1e_W |
| Materiały (zbiory) biblioteczne |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg użytkowników |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 020 |
| BAAI3_W |
| Inne wartości niematerialne i prawne amortyzowane sukcesywnie |
| 021 |
| BAAI3_W |
| Inne wartości niematerialne i prawne amortyzowane jednorazowo |
| 029 |
| BAAI4_W |
| Zaliczki na wartości niematerialne i prawne |
|
|
|
|
| Analityka wg dostawców |
| 030 |
|
|
| Udziały w spółdzielniach energetycznych |
| 070 |
|
|
| Umorzenie środków trwałych |
|
|
|
|
| Analityka taka sama jak do konta 010 |
|
| 070-1 | BAAII1a_U |
| Umorzenie prawa wieczystego użytkowania gruntów |
|
| 070-2 | BAAII1b_U |
| Umorzenie budynków, lokali i obiektów inżynierii lądowej i wodnej |
|
| 070-3 | BAAII1c_U |
| Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn |
|
| 070-4 | BAAII1d_U |
| Umorzenie środków transportu |
|
| 070-5 | BAAII1e_U |
| Umorzenie innych środków trwałych |
| 071 |
| BAAI3_U |
| Umorzenie sukcesywne Inne WNiP |
| 072 |
| BAAI3_U |
| Umorzenie inne WNiP jednorazowe |
| 073 |
| BAAII1e_U |
| Umorzenie środków trwałych amortyzowanych w 100% |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg użytkowników zgodnie z analityką do konta 013 |
| 074 |
| BAAII1e_U |
| Umorzenie materiałów bibliotecznych |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg użytkowników do konta 014 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 077 |
| BAAII1e_U |
| Umorzenie środków trwałych pomocniczych do wystaw i ekspozycji oraz destruktów |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg użytkowników do konta 017 |
| 080 |
| BAAII2_W |
| Środki trwałe w budowie |
|
|
|
|
| Budowa środków trwałych wg tytułów, źródeł finansowania oraz z analityką zapewniającą wycenę (np. projekt, dokumentacja techniczna, roboty budowlano-montażowe, maszyny i urządzenia, nadzór inwestorski, pozostałe koszty) |
| 081 |
| BAAII3_W |
| Zaliczki na środki trwałe w budowie |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów zadań |
| 084 |
| BAAII2_A |
| Rozliczenie zadań inwestycyjnych |
|
|
|
|
| Analityka wg zadań |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| ZESPÓŁ O – KONTA POZABILANSOWE | ||||
| 090 |
|
|
| Środki trwałe w likwidacji |
| 091 |
|
|
| Środki trwałe obce, np. organizatora, leasing, dzierżawa |
| 092 |
|
|
| Środki inscenizacji |
| 093 |
|
|
| Wyposażenie objęte ewidencją pozabilansowo ilościowo-wartościowo |
| 094 |
|
|
| Zbiory biblioteczne w innych instytucjach niż biblioteki |
| 095 |
|
|
| Archiwalia w muzeach i bibliotekach |
| 096 |
|
|
| Destrukty w muzeach |
| 097 |
|
|
| Eksponaty pomocnicze do wystaw w muzeach |
| 098 |
|
|
| Depozyty w muzeach |
| 099 |
|
|
| Wartości niematerialne i prawne |
| ZESPÓŁ 1 – KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE | ||||
| 101 |
| BABIII1c1_SPKR |
| Środki pieniężne w kasie |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg ilości posiadanych kas |
|
|
|
|
|
|
| 131 |
| BABIII1c1_SPKR |
| Bieżący rachunek bankowy |
|
|
|
|
|
|
| 133 |
| BABIII1c1_SPKR |
| Inne rachunki bankowe (np. depozyty, kaucje, wadia) |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg tytułów |
| 134–138 |
| BABIII1c1_SPKR |
| Dotacje z UE |
| 139 |
| BABIII1c1_SPKR |
| Rachunek VAT |
| 140 |
| BABIII1c2_ISP |
| Środki pieniężne w drodze – inne środki pieniężne |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów |
| 141 |
| BABIII1c2_ISP |
| Zapłata kartą w terminalu |
|
|
|
|
| Analityka wg terminali |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| ZESPÓŁ 2 – ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA | ||||
| 201 |
| BABII3a_D12 |
| Należności od pozostałych jednostek z tyt. dostaw o okresie spłaty do 12 mies. |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 202 |
| BPBIII3d_D12 |
| Rozrachunki z dostawcami wobec pozostałych jednostek z tyt. dostaw do 12 mies. |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg kontrahentów |
| 204 |
| BABII3c_W |
| Należności z tytułu naliczonych odsetek i rekompensat od pozostałych jednostek |
|
| 204-1 |
|
| Naliczone odsetki od pozostałych jednostek |
|
| 204-2 |
|
| Naliczone rekompensaty od pozostałych jednostek |
|
| 204-3 |
|
| Naliczone kary umowne i odszkodowania |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg kontrahentów |
| 207 |
| BABII3c_W |
| Należności od czytelników w bibliotekach |
| 208 |
| BPBIII3i |
| Zobowiązania inwestycyjne od pozostałych jednostek do 12 mies. |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg kontrahentów |
| 220 |
|
|
| Rozrachunki publicznoprawne z tyt. podatków, dotacji i ZUS |
|
| 220-1 | BABII3b |
| Należności z tyt. podatków, dotacji, ubezpieczeń społecznych |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg tytułów |
|
| 220-2 | BPBIII3g |
| Zobowiązania z tyt. podatków, dotacji i ZUS |
|
| 220-2-1 |
|
| Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-4R) |
|
| 220-2-2 |
|
| Podatek dochodowy ryczałtowy (PIT-8AR) |
|
| 220-2-3 |
|
| Opłaty PFRON |
|
| 220-2-4 |
|
| Podatek od nieruchomości |
|
| 220-2-5 |
|
| Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) |
|
| 220-2-6 |
|
| Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) |
|
| 220-2-7 |
|
| Inne tytuły (np. cło, akcyza) |
| 221 |
| BABII3b |
| VAT naliczony |
|
|
|
|
| Analityka winna umożliwiać rozliczanie metodą wprost oraz proporcją odrębnie dla środków trwałych i odrębnie dla pozostałych nabyć |
| 222 |
| BPBIII3g |
| VAT należny |
| 223 |
|
|
| Rozrachunki z US z tyt. VAT |
|
| 223-1 | BABII3b |
| Nadwyżka VAT naliczonego nad należnym |
|
| 223-2 | BPBIII3g |
| Zobowiązanie VAT do zapłaty |
| 225 |
| BPBIII3g |
| Rozliczenie z tytułu dotacji |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów rozliczeń |
| 229 |
|
|
| Rozrachunki z ZUS |
|
| 229-1 | BABII3b |
| Należność od ZUS z tyt. nadpłaty |
|
| 229-2 | BPBIII3g |
| Zobowiązanie do ZUS |
| 230 |
| BPBIII3h |
| Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń |
|
| 230-1 |
|
| Wynagrodzenia osobowe (PIT-4) |
|
| 230-2 |
|
| Wynagrodzenia bezosobowe |
| 234 |
| salda Ma BPBIII3i lub salda Wn BABIIc-W |
| Rozrachunki z pracownikami |
|
| 234-1 |
|
| Rozliczenia zaliczek na zakupy |
|
| 234-2 |
|
| Rozliczenia zaliczek na delegacje |
|
| 234-3 |
|
| Pozostałe rozliczenia |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg pracowników |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 238 |
| BABII3c_W |
| Należności od pracowników z tyt. niedoborów i szkód |
|
|
|
|
| Analityka wg pracowników |
| 240 |
|
|
| Pożyczki i kredyty |
|
| 240-1 | PBPII3a |
| Pożyczki i kredyty długoterminowe |
|
| 240-2 | PBPIII3a |
| Pożyczki i kredyty krótkoterminowe |
| 243 |
| BABII3c_W |
| Roszczenia sporne |
|
|
|
|
| Analityka wg pracowników lub kontrahentów |
| 245 |
| BABII3d_W |
| Należności sądowe od pozostałych jednostek |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 246 |
| BPBIII3i |
| Wpłaty na PPK |
|
| 246-1 |
|
| Wpłaty na PPK pracowników |
|
| 246-2 |
|
| Wpłaty na PPK pracodawcy |
| 247 |
| BPBIII3i |
| Depozyty, kaucje, wadia |
|
|
|
|
| Ewidencja analityczna wg tytułów i kontrahentów |
| 248 |
| BPBIII3h |
| Zobowiązania z tyt. potrąceń wynagrodzeń |
|
| 248-1 |
|
| ROR-y |
|
| 248-2 |
|
| PPK |
|
|
|
|
|
|
|
| 248-4 |
|
| Inne tytuły potrąceń |
| 249 |
| BPBIII3i |
| Pozostałe rozrachunki |
|
| 249-1 |
|
| Rozrachunki z tyt. ubezpieczeń |
|
| 249-2 |
|
| Opłaty za zarządzanie PPK |
|
| 249-3 |
|
| Pomyłki bankowe |
|
| 249-4 |
|
| Pozostałe rozrachunki |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 260 |
|
|
| Rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych |
|
| 260-1 | BABII3c_W |
| Rozliczenie niedoborów i szkód |
|
| 260-2 | BPBIII3i |
| Rozliczenie nadwyżek |
| 270 |
| BABII3c_A |
| Odpisy aktualizujące należności od czytelników |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z kontem 207 |
| 271 |
| BABII3c_A |
| Odpisy aktualizujące naliczone odsetki i rekompensaty |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z kontem 204 wg kontrahentów |
| 280 |
|
|
| Odpisy aktualizujące należności |
|
| 280-1 | BABII3a_D12_A |
| Odpis aktualizacyjny należności z tyt. dostaw od pozostałych jednostek |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
|
| 280-2 | BABII3c_A |
| Odpis aktualizacyjny dot. innych rozrachunków |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
|
| 280-3 | BABII3d_A |
| Odpis na należności sądowe od pozostałych jednostek |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg kontrahentów |
| ZESPÓŁ 2 – KONTA POZABILANSOWE | ||||
| 291 |
|
|
| Należności warunkowe |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 292 |
|
|
| Zobowiązania warunkowe |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 293 |
|
|
| Zobowiązania zabezpieczone na majątku jednostki |
| ZESPÓŁ 3 – MATERIAŁY I TOWARY | ||||
| 300 |
|
|
| Rozliczenie zakupu materiałów |
|
| 300-1 | BABI1 |
| Materiały w drodze |
|
| 300-2 | BPBIII3d_D12 |
| Dostawy niefakturowane |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 308 |
| BAAII3_W |
| Rozliczenie zakupu aktywów trwałych |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 310 |
| BABI1 |
| Materiały w magazynie |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg magazynów i osób materialnie odpowiedzialnych |
| 311 |
| BABI1 |
| Materiały z inwentaryzacji |
|
|
|
|
| Analityka wg miejsc powstawania kosztów |
| 319 |
| BABI1 |
| Materiały w przerobie |
|
|
|
|
| Analityka wg potrzeb |
| 320 |
| BABBI1_A |
| Odchylenia od cen i odpisy aktualizujące wartość materiałów |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z kontem 310 |
| 330 |
| BABI4 |
| Towary w magazynie |
|
|
|
|
| Podział analityczny wg punktów sprzedaży i osób materialnie odpowiedzialnych |
| 340 |
| BAB14_O |
| Odchylenia od cen i odpisy aktualizacyjne towarów |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z kontem 330 |
| ZESPÓŁ 3 – KONTA POZABILANSOWE | ||||
| 391 |
|
|
| Zapasy obce |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| ZESPÓŁ 4 – KOSZTY WG RODZAJU | ||||
| 400 |
| RPBI |
| Amortyzacja środków trwałych |
|
| 400-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja środków trwałych sukcesywna z dotacji NKUP |
|
| 400-2 |
|
| Amortyzacja środków trwałych sukcesywna ze środków własnych |
| 401 |
| RPBI |
| Amortyzacja WNiP |
|
| 401-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja WNiP sukcesywna z dotacji NKUP |
|
| 401-2 |
|
| Amortyzacja WNiP sukcesywna ze środków własnych |
| 402 |
| RPBI |
| Amortyzacja jednorazowa WNiP |
|
| 402-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja WNiP jednorazowa z dotacji NKUP |
|
| 402-2 |
|
| Amortyzacja WNiP jednorazowa ze środków własnych |
| 403 |
| RPBI |
| Amortyzacja jednorazowa środków trwałych |
|
| 403-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja jednorazowa środków trwałych z dotacji NKUP |
|
| 403-2 |
|
| Amortyzacja jednorazowa ze środków własnych |
| 404 |
| RPBI |
| Amortyzacja zbiorów bibliotecznych |
|
| 404-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja zbiorów bibliotecznych z dotacji NKUP |
|
| 404-2 |
|
| Amortyzacja zbiorów bibliotecznych ze środków własnych |
| 405 |
| RPBI |
| Amortyzacja jednorazowa archiwaliów |
|
| 405-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja jednorazowa archiwaliów z dotacji NKUP |
|
| 405-2 |
|
| Amortyzacja jednorazowa archiwaliów ze środków własnych |
| 407 |
| RPBI |
| Amortyzacja eksponatów do wystaw i destruktów |
|
| 407-1-1 |
| PD4_3 | Amortyzacja eksponatów pomocniczych do wystaw z dotacji NKUP |
|
| 407-1-2 |
|
| Amortyzacja eksponatów do wystaw ze środków własnych |
| 411 |
| RPBII |
| Zużycie materiałów |
|
| 411-1-1 |
| PD4_3 | Materiały konserwacyjne z dotacji NKUP |
|
| 411-1-2 |
|
| Materiały konserwacyjne ze środków własnych |
|
| 411-2-1 |
| PD4_3 | Materiały do imprez z dotacji |
|
| 411-2-2 |
|
| Materiały do imprez ze środków własnych |
|
| 411-3-1 |
| PD4_3 | Materiały biurowe z dotacji |
|
| 411-3-2 |
|
| Materiały biurowe ze środków własnych |
|
| 411-4-1 |
| PD4_3 | Środki czystości z dotacji |
|
| 411-4-2 |
|
| Środki czystości ze środków własnych |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg potrzeb |
| 412 |
| RPBII |
| Środki inscenizacji objęte ewidencją pozabilansową |
|
| 412-1-1 |
| PD4_3 | Środki inscenizacji sfinansowane z dotacji |
|
| 412-1-2 |
|
| Środki inscenizacji ze środków własnych |
| 413 |
| RPBII |
| Wyposażenie objęte ewidencją pozabilansową |
|
| 413-1-1 |
| PD4_3 | Wyposażenie sfinansowane z dotacji |
|
| 413-1-2 |
|
| Wyposażenie ze środków własnych |
| 414 |
| RPBII |
| Zakup zbiorów bibliotecznych objętych ewidencją pozabilansową |
|
| 414-1-1 |
| PD4_3 | Zbiory biblioteczne sfinansowane z dotacji |
|
| 414-1-2 |
|
| Zbiory biblioteczne sfinansowane ze środków własnych |
| 415 |
| RPBII |
| Archiwalia objęte ewidencją pozabilansową |
|
| 415-1-1 |
| PD4_3 | Archiwalia sfinansowane dotacją |
|
| 415-1-2 |
|
| Archiwalia ze środków własnych |
| 416 |
| RPBII |
| Destrukty objęte ewidencją pozabilansową |
|
| 416-1-1 |
| PD4_3 | Destrukty sfinansowane dotacją |
|
| 416-1-2 |
|
| Destrukty ze środków własnych |
| 417 |
| RPBII |
| Eksponaty pomocnicze do wystaw objęte ewidencją pozabilansową |
|
| 417-1-1 |
| PD4_3 | Eksponaty pomocnicze do wystaw z dotacji |
|
| 417-1-2 |
|
| Eksponaty pomocnicze do wystaw ze środków własnych |
| 419 |
| RBPII |
| Zużycie energii |
|
| 419-1-1 |
| PD4_3 | Energia elektryczna z dotacji |
|
| 419-1-2 |
|
| Energia elektryczna ze środków własnych |
|
| 419-2-1 |
| PD4_3 | Energia cieplna z dotacji |
|
| 419-2-2 |
|
| Energia cieplna ze środków własnych |
|
| 419-3-1 |
| PD4_3 | Zużycie gazu z dotacji |
|
| 419-3-2 |
|
| Zużycie gazu ze środków własnych |
|
| 419-4-1 |
| PD4_3 | Woda i ścieki z dotacji |
|
| 419-4-2 |
|
| Woda i ścieki ze środków własnych |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg potrzeb |
| 420 |
| RBPIII |
| Usługi obce |
|
| 420-1-1 |
| PD4_3 | Usługi remontowe z dotacji |
|
| 420-1-2 |
|
| Usługi remontowe ze środków własnych |
|
| 420-2-1 |
| PD4_3 | Usługi kulturalne z dotacji |
|
| 420-2-2 |
|
| Usługi kulturalne ze środków własnych |
|
| 420-3-1 |
| PD4_3 | Usługi transportowe z dotacji |
|
| 420-3-2 |
|
| Usługi transportowe ze środków własnych |
|
| 420-4-1 |
| PD4_3 | Usługi informatyczne z dotacji |
|
| 420-4-2 |
|
| Usługi informatyczne ze środków własnych |
|
| 420-5-1 |
| PD4_3 | Usługi prawne z dotacji |
|
| 420-5-2 |
|
| Usługi prawne ze środków własnych |
|
| 420-6-1 |
| PD4_3 | Pozostałe usługi obce z dotacji |
|
| 420-6-2 |
|
| Pozostałe usługi obce ze środków własnych |
|
| 420-7-2 |
| PD5 | Usługi niestatutowe ze środków własnych |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg potrzeb |
| 430 |
| RPBV |
| Wynagrodzenia |
|
| 430-1-1 |
| PD4_3 | Wynagrodzenia osobowe z dotacji |
|
| 430-1-2 |
|
| Wynagrodzenia osobowe ze środków własnych |
|
| 430-2-1 |
| PD4_3 | Wynagrodzenia bezosobowe z dotacji |
|
| 430-2-2 |
|
| Wynagrodzenia bezosobowe ze środków własnych |
|
| 430-2-3 |
| PD5 | Wynagrodzenia bezosobowe wypłacone w następnym roku |
|
| 430-3-1 |
| PD4_3 | Inne wynagrodzenia z dotacji |
|
| 430-3-2 |
|
| Inne wynagrodzenia ze środków własnych |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 441 |
| RPBVI |
| Inne świadczenia na rzecz pracowników |
|
| 441-1-1 |
| PD4_3 | Koszty bhp z dotacji |
|
| 441-1-2 |
|
| Koszty bhp ze środków własnych |
|
| 441-2-1 |
| PD4_3 | Szkolenia pracowników z dotacji |
|
| 441-2-2 |
|
| Szkolenia pracowników ze środków własnych |
|
| 441-3-1 |
| PD4_3 | Pozostałe świadczenia z dotacji |
|
| 441-3-2 |
|
| Pozostałe świadczenia ze środków własnych |
| 445 |
| RPBVI |
| Składki na ZUS i Fundusz pracy |
|
| 445-1-1 | RPBVI_E | PD4_3 | Składki emerytalne z dotacji |
|
| 445-1-2 | RPBVI_E |
| Składki emerytalne ze środków własnych |
|
| 445-2-1 |
| PD4_3 | Składki rentowe, wypadkowe i fundusz pracy z dotacji |
|
| 445-2-2 |
|
| Składki rentowe, wypadkowe i fundusz pracy ze środków własnych |
|
| 445-3-1 |
| PD5 | Składki ZUS od wynagrodzeń bezosobowych wypłacone w następnym roku |
| 446 |
| RPBVI |
| Wpłaty na PPK |
|
| 446-1-1 |
| PD4_3 | PPK z dotacji |
|
| 446-1-2 |
|
| PPK ze środków własnych |
| 450 |
| RBPBIV_POZ |
| Podatki i opłaty |
|
| 450-1-1 |
| PD4_3 | Podatek od nieruchomości z dotacji |
|
| 450-1-2 |
|
| Podatek od nieruchomości ze środków własnych |
|
| 450-2-1 |
| PD4_3 | Opłaty za odpady do gminy z dotacji |
|
| 450-2-2 |
|
| Opłaty za odpady do gminy ze środków własnych |
|
| 450-3-1 |
| PD4_3 | Podatek VAT z dotacji |
|
| 450-3-2 |
|
| Podatek VAT ze środków własnych |
|
| 450-4-1 |
| PD4_3 | Podatek od czynności cywilnoprawnych z dotacji |
|
| 450-4-2 |
|
| PCC ze środków własnych |
|
| 450-5-1 |
| PD4_3 | Opłaty sądowe, skarbowe, notarialne itp. z dotacji |
|
| 450-5-2 |
|
| Opłaty sądowe, skarbowe, notarialne itp. ze środków własnych |
|
| 450-6-1 |
| PD4_3 | PFRON z dotacji |
|
| 450-6-2 |
| PD5 | PFRON ze środków własnych CIT |
| 460 |
| RBPVII |
| Pozostałe koszty rodzajowe |
|
| 460-1-1 |
| PD4_3 | Usługi bankowe z dotacji |
|
| 460-1-2 |
|
| Usługi bankowe ze środków własnych |
|
| 460-2-1 |
| PD4_3 | Podróże służbowe krajowe i zagraniczne z dotacji |
|
| 460-2-2 |
|
| Podróże służbowe krajowe i zagraniczne ze środków własnych |
|
| 460-3-1 |
| PD4_3 | Ryczałty samochodowe z dotacji |
|
| 460-3-2 |
|
| Ryczałty samochodowe ze środków własnych |
|
| 460-4-1 |
| PD4_3 | Ubezpieczenia OC i majątkowe z dotacji |
|
| 460-4-2 |
|
| Ubezpieczenia majątkowe i OC ze środków własnych |
|
| 460-5-1 |
| PD4_3 | Składki na rzecz organizacji z dotacji |
|
| 460-5-2 |
|
| Składki na rzecz organizacji ze środków własnych statutowe |
|
| 460-5-3 |
| PD5 | Składki na rzecz organizacji ze środków własnych niestatutowe CIT |
|
| 460-6-1 |
| PD4_3 | Koszty reprezentacji z dotacji |
|
| 460-6-2 |
| PD5 | Koszty reprezentacji niestatutowe ze środków własnych CIT |
|
| 460-7-1 |
| PD4_3 | Koszty promocji i reklamy z dotacji |
|
| 460-7-2 |
|
| Koszty promocji i reklamy ze środków własnych |
|
| 460-8-1 |
| PD4_3 | Koszty doradztwa, opinii, ekspertyz z dotacji |
|
| 460-8-2 |
|
| Koszty doradztwa, opinii, ekspertyz ze środków własnych |
|
| 460-9-1 |
| PD4_3 | Pozostałe koszty z dotacji |
|
| 460-9-2 |
|
| Pozostałe koszty ze środków własnych |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg potrzeb |
| 490 |
| RPAII |
| Rozliczenie kosztów |
| ZESPÓŁ 5 – KOSZTY WG ZADAŃ I MIEJSC POWSTANIA KOSZTÓW | ||||
| 500–549 |
|
|
| Koszty zadań statutowych |
|
|
|
|
| Jednostki zakładają konta syntetyczne dla planowanych zadań odrębnie dla oddziałów, filii wg swoich potrzeb rozbudowane analitycznie wg miejsca oraz zgodnie z układem rodzajowym |
| 550 |
|
|
| Koszty utrzymania etatów |
|
|
|
|
| Konto rozbudowane analitycznie wg struktury zatrudnienia, miejsca oraz zgodnie z układem rodzajowym |
| 551 |
|
|
| Koszty bezpośrednie utrzymania obiektów |
|
|
|
|
| Konto rozbudowane analitycznie wg miejsc prowadzenia działalności i zgodnie z układem rodzajowym. |
| 552 |
|
|
| Koszty ogólnozakładowe |
|
|
|
|
| Konto jest rozbudowane analitycznie wg miejsca oraz zgodnie z układem rodzajowym. |
| 560-569 |
|
|
| Koszty działalności pomocniczej |
|
|
|
|
| Np. bezpośrednie koszty najmu, tj. koszty c.o., energii elektrycznej, korzystania z telefonów itp. |
| 580 |
|
|
| Rozliczenie kosztów zadań |
|
|
|
|
| Stosowane w przypadku rozliczania produkcji filmów czy wydawnictw |
| ZESPÓŁ 6 – PRODUKTY I ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE KOSZTÓW | ||||
| 600 |
| BABI3 |
| Produkty gotowe – wydawnictwa |
|
|
|
|
| Analityka wg osób materialnie odpowiedzialnych |
| 601 |
| BABI3 |
| Wydawnictwa własne w komisie |
|
|
|
|
| Analityka wg kontrahentów |
| 620 |
| BABI3_A |
| Odchylenia od cen ewidencyjnych i odpisy aktualizacyjne wydawnictw (produktów gotowych) |
|
|
|
|
| Analityka jak do konta 600 |
| 630 |
| BABI2 |
| Produkcja w toku |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów |
| 640 |
| BABIV |
| Rozliczenia międzyokresowe kosztów operacyjnych – czynne |
|
| 640-1 |
|
| Ubezpieczenia OC |
|
| 640-2 |
|
| Ubezpieczenia majątkowe |
|
| 640-3 |
|
| Odpis ZFŚS (w ciągu roku) |
|
| 640-4 |
|
| Prenumerata |
|
| 640-5 |
|
| Inne rozliczenia międzyokresowe czynne |
| 641 |
| BPB13_K |
| Rozliczenia międzyokresowe kosztów bierne krótkoterminowe |
|
| 641-1 |
|
| Zafakturowane świadczenia w roku następnym a dotyczące roku sprawozdawczego |
|
| 641-2 |
|
| Inne rozliczenia międzyokresowe |
| 642 |
|
|
| Rezerwy na świadczenia pracownicze (nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne) |
|
| 642-1 | BPB12_D |
| Rezerwy długoterminowe |
|
| 642-2 | BPB12_K |
| Rezerwy krótkoterminowe |
|
|
|
|
|
|
| ZESPÓŁ 7 – PRZYCHODY I KOSZTY ICH OSIĄGNIĘCIA | ||||
| 700-708 |
| RPAI_RKAI_POZ |
| Sprzedaż usług działalności statutowej |
|
|
|
|
| Analityka wg zadań zawartych w zespole 5 oraz miejsca ich realizacji |
| 709 |
| RPAI_RKAI_POZ |
| Sprzedaż wydawnictw |
|
|
|
|
| Analityka wg punktów sprzedaży |
| 710 |
| RPAI_RKAI_POZ |
| Sprzedaż pozostałych usług |
|
|
|
|
| Analityka wg miejsc i tytułów |
| 711 |
|
|
| Koszt własny realizacji zadań statutowych |
|
|
|
|
| Analityka wg zadań |
| 712 |
|
|
| Koszt własny sprzedanych wydawnictw |
| 713 |
|
|
| Koszt własny realizacji pozostałych usług |
| 730 |
| RPAIV_RKAII_POZ |
| Przychody ze sprzedaży towarów |
|
|
|
|
| Analityka wg punktów sprzedaży i stawek podatkowych |
| 731 |
| RPBVIII_RKBII_POZ |
| Wartość sprzedanych towarów wg cen zakupu |
|
|
|
|
| Analityka wg miejsc punktów sprzedaży i stawek podatkowych |
| 740 |
| Inne | PD1_3 | Dotacje podmiotowe |
|
|
|
|
| Dalsza analityka wg potrzeb |
| 741 |
| Inne | PD1_3 | Dotacje budżetowe celowe na zadania bieżące |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów dotacji (umów) |
| 742 |
| Inne | PD1_3 | Dotacje unijne (strukturalne) na zadania bieżące |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów dotacji (umów) |
| 750 | 750-1 |
|
| Przychody finansowe zrealizowane = przychody podatkowe |
|
| 750-1-1 | RPGII_RKJII_POZ |
| Przychody z odsetek uzyskanych (zapłaconych) |
|
| 750-1-2 | RPGV_RKJV_RK |
| Dodatnie różnice kursowe – zrealizowane |
|
| 750-1-3 | RPGV_RKJV_POZ |
| Inne przychody finansowe |
| 750 | 750-2 |
| PD2 | Przychody finansowe niezrealizowane wolne od podatku |
|
| 750-2-1 | RPGII_RKJII_POZ | PD2 | Przychody z odsetek naliczonych (wolne od podatku) |
|
| 750-2-2 | RPGII_RKJII_POZ | PD2 | Umorzone odsetki zwłoki przez dostawców nieobjęte uprzednio odpisem (wolne od podatku) |
|
| 750-2-3 | RPGV_RKJV_RK | PD2 | Dodatnie różnice kursowe – naliczone (wolne od podatku) |
|
| 750-2-4 | RPGV_RKJV_POZ | PD2 | Rozwiązanie odpisu aktualizacyjnego na odsetki (wolne od podatku) |
|
| 750-2-5 | RPGV_RKJV_POZ | PD2 | Inne przychody finansowe wolne od CIT |
| 751 | 751-1 |
|
| Koszty finansowe KUP |
|
| 751-1-1 | RPHI_RKKI_POZ |
| Zapłacone odsetki od kredytu |
|
| 751-1-2 | RPHI_RKKI_POZ |
| Zapłacone odsetki zwłoki z tytułu nieterminowej zapłaty zobowiązań |
|
| 751-1-3 | RPHIV_RKKIV_POZ |
| Odsetki i opłaty dodatkowe z tytułu leasingu finansowego |
|
| 751-1-4 | RPHIV_RKKIV_RK |
| Ujemne różnice kursowe zrealizowane |
|
| 751-1-5 | RPHIV_RKKIV_POZ |
| Inne koszty finansowe |
| 751 | 751-2 |
|
| Koszty finansowe NKUP |
|
| 751-2-1 | RPHI_RKKI_POZ | PD5 | Naliczone odsetki zwłoki od zobowiązań NKUP |
|
| 751-2-2 | RPHI_RKKI_POZ | PD5 | Naliczone i zapłacone odsetki od zobowiązań budżetowych CIT |
|
| 751-2-3 | RPHIV_RKKIV_POZ | PD5 | Odpis aktualizacyjny należności z tytułu odsetek – NKUP |
|
| 751-2-4 | RPHIV_RKKIV_RK | PD5 | Ujemne różnice kursowe naliczone (NKUP) |
|
| 751-2-5 | RPHIV_RKKIV_POZ | PD5 | Inne koszty finansowe NKUP |
|
| 751-2-6 | RPHIV_RKKIV_POZ | PD4_3 | Koszty finansowe sfinansowane z dotacji NKUP |
| 760 | 760-1 |
|
| Pozostałe przychody operacyjne = bilansowe |
|
| 760-1-1 | RPDI_RKGI_POZ |
| Sprzedaż środków trwałych i WNiP, dochody z likwidacji |
|
| 760-1-2 | RPDIV_RKGIV_P |
| Otrzymane darowizny pieniężne i składników majątku obrotowego |
|
| 760-1-3 | RPDIV_RKGIV_P |
| Otrzymane odszkodowania |
|
| 760-1-4 | RPDIV_RKGIV_P |
| Odpisanie przedawnionych i umorzonych zobowiązań |
|
| 760-1-5 | RPDIV_RKGIV_P |
| Zwrot zasądzonych kosztów sądowych, zwrot nadpłaconych podatków |
|
| 760-1-6 | RPDIV_RKGIV_P |
| Nadwyżki środków pieniężnych i majątku obrotowego i trwałego |
|
| 760-1-7 | RPDIV_RKGIV_P |
| Inne przychody operacyjne |
|
| 760-1-8 | RPDIV_RKGIV_P |
| Odszkodowania otrzymane za straty na skutek zdarzeń losowych |
|
| 760-1-9 | RPDIV_RKGIV_P |
| Przychody ze sprzedaży rzeczowych składników uszkodzonych na skutek zdarzeń losowych nieobjętych ubezpieczeniem majątkowym |
|
| 760-1-10 | RPDIV_RKGIV_P |
| Przychody ze sprzedaży materiałów |
| 760 | 760-2 |
| PD2 | Pozostałe przychody operacyjne wolne od CIT |
|
| 760-2-1 | RPDIII_RKGIII | PD2 | Rozwiązane odpisy na składniki majątku i należności, na które uprzednio dokonano odpisu aktualizacyjnego – (dochód wolny od PDOP) |
|
| 760-2-2 | RPDIV_RKGIV | PD2 | Korekta roczna VAT za bieżący rok |
|
| 760-2-3 | RPDIV_RKGIV | PD2 | Pozostałe przychody operacyjne wolne od CIT |
| 762 |
| RPDII_RKGII | PD1_2 | Przychody z amortyzacji majątku trwałego z dotacji nie stanowią przychodów podatkowych |
| 761 | 761-1 |
|
| Pozostałe koszty operacyjne KUP |
|
| 761-1-1 | RPEI_RKHI_POZ |
| Wartość netto sprzedanych, zlikwidowanych środków trwałych, WNiP, koszty likwidacji |
|
| 761-1-2 | RPEIII_RKHIII_P |
| Niezawinione niedobory i szkody składników majątku |
|
| 761-1-3 | RPEIII_RKHIII_P |
| Koszty usuwania skutków zdarzeń losowych, naprawy – straty nadzwyczajne |
|
| 761-1-4 | RPEIII_RKHIII_P |
| Wartość zniszczonych składników majątkowych w cenach nabycia – straty nadzwyczajne |
|
| 761-1-5 | RPEIII_RKHIII_P |
| Koszt zakupu/nabycia sprzedanych materiałów |
|
| 761-1-6 | RPEIII_RKHIII_P |
| Pozostałe koszty operacyjne |
| 761 | 761-2 |
|
| Pozostałe koszty operacyjne NKUP |
|
| 761-2-1 | RPEII_RKHII | PD4_3 | Odpisy aktualizujące zapasy rzeczowych aktywów obrotowych (NKUP) |
|
| 761-2-2 | RPEII_RKHII | PD4-3 | Odpisy aktualizujące wartość należności (NKUP) |
|
| 761-2-3 | RPEII_RKHII | PD4 | Odpisanie przedawnionych, umorzonych i nieściągalnych należności NKUP |
|
| 761-2-4 | RPEIII_RKHIII_P | PD5 | Kary, grzywny i odszkodowania z tytułu nieprzestrzegania umów CIT |
|
| 761-2-5 | RPEIII_RKHIII_P | PD5 | Korekta roczna podatku VAT za rok sprawozdawczy |
|
| 761-2-6 | RPEIII_RKHIII_P | PD4-3 | Pozostałe koszty operacyjne z dotacji |
| 790 |
| RPAIII |
| Obroty wewnętrzne |
| ZESPÓŁ 8 – FUNDUSZE, REZERWY, WYNIK FINANSOWY | ||||
| 800 |
| BPAI |
| Fundusz instytucji kultury |
|
|
|
|
| Analityka roczna powinna umożliwić tytuły zwiększeń i zmniejszeń funduszu |
| 801 |
| BPAIII_INN |
| Fundusz z aktualizacji wyceny |
| 802 |
| BPAIV_INN |
| Fundusz rezerwowy |
| 820 |
| BPAV |
| Rozliczenie wyniku finansowego |
|
|
|
|
| Analityka do konta winna umożliwić nierozliczony wynik wg poszczególnych lat |
| 821 |
| BPAV |
| Błąd dotyczący lat ubiegłych |
|
|
|
|
| Analityka wg tytułów błędów dotyczących lat poprzednich |
| 840 |
| PBB13_K |
| Rezerwy krótkoterminowe |
|
|
|
|
| Analityka wg poszczególnych tytułów |
| 845 |
|
|
| Rozliczenia międzyokresowe przychodów |
|
| 845-1 | PBPIIIe lub BPIV2_K |
| Otrzymane przedpłaty, także udokumentowane fakturami VAT na poczet usług, wykonywanych w przyszłych okresach |
| 846 |
|
|
| Rozliczenia międzyokresowe przychodów majątku trwałego |
|
| 846-1 | PBPBIV2_D |
| Rozliczenia międzyokresowe długoterminowe |
|
| 846-2 | PBPBIV2_K |
| Rozliczenia międzyokresowe krótkoterminowe |
| 850 |
| BPBIII4 |
| Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych |
|
| 850-00 |
|
| Bilans otwarcia |
|
| 850-10 |
|
| Zwiększenia funduszu |
|
| 850-11 |
|
| Odpis podstawowy w koszty |
|
| 850-12 |
|
| Odsetki z oprocentowania pożyczek |
|
| 850-13 |
|
| Odsetki bankowe od środków pieniężnych |
|
| 850-14 |
|
| Odpłatność za wczasy, kolonie, obozy |
|
| 850-20 |
|
| Zmniejszenia funduszu |
|
| 850-21 |
|
| Zakup wczasów, kolonii, obozów |
|
| 850-22 |
|
| Imprezy okolicznościowe i działalność k.o. |
|
| 850-23 |
|
| Zapomogi |
|
| 850-24 |
|
| Inne wydatki |
| 860 |
| BPAVI |
| Wynik finansowy |
| 870 |
| RPJ_RKM_B |
| Podatek dochodowy od osób prawnych |
| ZESPÓŁ 9 – KONTA POZABILANSOWE | ||||
| 901 |
|
|
| Przychody podatkowe niestanowiące przychodów bilansowych w roku sprawozdawczym |
|
| 901-1 |
| PD1_PB_3 | Dotacje inwestycyjne wykorzystane księgowane na rozliczenia międzyokresowe przychodów w roku sprawozdawczym |
|
| 901-2 |
| PD3_PB | Zapłacone kary, odszkodowania z lat ubiegłych |
|
| 901-3 |
| PD3_PB | Zapłacone odsetki zwłoki z lat ubiegłych |
|
| 901-4 |
| PD3_PB | Dodatnie różnice kursowe zrealizowane |
|
| 901-5 |
| PD3_PB | Dodatnia korekta VAT z roku ubiegłego |
| 902 |
|
|
| Koszty podatkowe nieujęte w księgach roku sprawozdawczego |
|
| 902-1 |
| PD6_PB | Zapłacone odsetki od zobowiązań z lat poprzednich |
|
| 902-2 |
| PD6_PB | Ujemne różnice kursowe z okresu poprzedniego zrealizowane |
|
| 902-3 |
| PD6_PB | Wypłacone wynagrodzenia bezosobowe ze składkami ZUS z okresu ubiegłego |
|
| 902-4 |
| PD6_PB | Wyrównanie przelew ZFŚS z roku ubiegłego |
|
| 902-5 |
| PD6_PB | Ujemna korekta roczna VAT z roku poprzedniego |
| 940 |
|
| PD1_3 | Rozliczenie dotacji podmiotowej kasowo |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z pozycjami planu finansowego |
| 970 |
|
|
| Rozliczenie dotacji podmiotowej memoriałowo |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z pozycjami planu finansowego |
| 971 |
|
|
| Wykonanie planu finansowego |
|
|
|
|
| Analityka zgodna z pozycjami planu finansowego |
Uwaga!
W zestawieniu do rachunku zysków i strat dotacje podmiotowe i celowe, które instytucje kultury wykazują w cz. A.V rachunku zysków i strat, są w znacznikach JPK_PD_KR przewidziane do wykazania w poz. „Dotacje w pozostałych przychodach operacyjnych”, co oznacza, że nie zgodziłby się rachunek zysków i strat, który sporządzany jest przez instytucję zgodnie z ustawą o rachunkowości, z danymi wykazanymi w JPK_PD_KR. W związku z tym dotacje podmiotowe zostały zaprezentowane w poz. „Inne” podpiętej do rachunku zysków i strat w części A.V.
Koszty niestatutowe wykazano ze znacznikiem PD5, ale nie wszystkie koszty NKUP są opodatkowane PDOP.
Załącznik nr 2
Opis funkcjonowania kont syntetycznych
i zasady księgowania operacji gospodarczych
Na podstawie art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości wprowadzam do stosowania „Plan kont z komentarzem dla instytucji kultury” autorstwa Urszuli Pietrzak (ODDK, Gdańsk 2026). Szczegółowy opis operacji podlegających księgowaniu na kontach syntetycznych oraz powiązania kont określonych w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia winien być zgodny z ww. planem kont (lub inne opracowanie).
W przypadku przyjęcia przez jednostkę rozwiązań różniących się od przyjętego za podstawę typowego ZPK dla instytucji kultury na niektórych kontach, jednostka powinna opisać konta, których funkcja różni się na skutek specyfiki instytucji od rozwiązań wynikających z typowego ZPK, który nie został do tej specyfiki dostosowany.
Załącznik nr 3
Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych
Poza programem finansowo-księgowym prowadzi się następujące księgi pomocnicze, które co miesiąc są uzgadniane do kont syntetycznych:
1. W zakresie gospodarki materiałowej:
1). ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona w księgowości w programie magazynowym ............... w magazynie dla grup zapasów materiałów;
2). ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona w programie ............... dla towarów, tj. wydawnictw i pamiątek zakupionych w celu odsprzedaży w cenie zakupu;
3). ewidencja ilościowo-wartościowa wydawnictw własnych w cenie sprzedaży (cenie wytworzenia, cenie ewidencyjnej)* (do wyboru przez jednostkę);
4). zakupy niżej wymienionych materiałów są odpisywane w koszty zużycia materiałów na podstawie dowodów zakupu:
a). materiały biurowe,
b). środki czystości,
c). materiały do bieżącego utrzymania budynków oraz inne nabywane w miarę potrzeb instytucji; w takim przypadku faktury zakupu są rozksięgowane wg opisu lub rozdzielnika na miejsca powstania kosztów w zespole 5,
d). zakup materiałów i usług do produkcji wydawnictw.
Co najmniej na koniec roku zapasy materiałów niezużytych i wydawnictw niesprzedanych lub wydanych na cele reprezentacji, nagrody lub potrzeby własne podlegają spisowi z natury, w celu urealnienia poniesionych kosztów.
Wycena zapasów materiałów odbywa się po cenie zakupu netto, a wyrobów, np. wydawnictw, po koszcie wytworzenia lub cenie sprzedaży netto (w zależności od tego, która jest niższa, lub postanowień zawartych w polityce rachunkowości) z uwzględnieniem odpisów aktualizacyjnych.
2. W zakresie środków trwałych:
A.1. Dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych – powyżej 10 000 zł – ewidencja komputerowa ilościowo-wartościowa w programie – ............... Środki trwałe w Dziale ............... Amortyzacja i umorzenia są ustalane w tabeli amortyzacyjnej wg miejsc powstania kosztów i w układzie KŚT, amortyzacja naliczana zgodnie ze stawkami wynikającymi z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeśli wartość początkowa nie przekracza kwoty np. 50 lub 80 tys. zł*[1] lub według stawek ustalonych przez Dyrektora w planie amortyzacji w przypadku środków już istniejących lub poprzez zatwierdzenie stawki zawartej w dowodzie OT w przypadku przyjęcia środka trwałego w ciągu roku, uwzględniających ekonomiczny okres użytkowania środka trwałego, począwszy od miesiąca następnego po przyjęciu środka trwałego do użytkowania, jeśli jego wartość początkowa przekracza kwotę 50/80 tys. zł*.
Środki te są oznakowane nr inwentarzowym. Ich przyjęcie i rozchód są dokumentowane dowodami OT, PT albo LT, a zmiana miejsca użytkowania dowodem MT.
A.2. Środki trwałe, których cena jednostkowa nie przekracza 10 tys. zł, mogą być grupowane w zbiory ze względu na rodzaj lub przeznaczenie i obejmowane ewidencją ilościowo-wartościową na zasadach określonych w pkt A.1 oraz amortyzowane drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości na ustalony okres amortyzacji. Obiektem inwentarzowym jest wówczas wyodrębniona grupa składników majątkowych, od której dokonuje się zbiorczych odpisów amortyzacyjnych.
A.3. Licencje na oprogramowanie komputerowe o cenie jednostkowej do 10 tys. zł nabyte od jednego dostawcy i przyjęte do użytkowania w tym samym czasie mogą być przyjęte zbiorczo na podstawie jednego dokumentu OT obejmującego łączną wartość przyjętych do użytkowania licencji z podaniem w treści dokumentu ilości licencji i ceny jednostkowej. Od przyjętych licencji na dow. OT dokonuje się amortyzacji według stawek przewidzianych dla licencji w planie amortyzacji.
B.. Niżej wymienione środki trwałe i WNiP w przedziale od 3500* do 10 000 zł są objęte pełną ewidencją ilościowo-wartościową w programie Środki trwałe............... :
a). sprzęt komputerowy,
b). kasy fiskalne,
c). sprzęt TV i AGD,
d). sprzęt nagłaśniający,
e). gabloty,
f).. sprzęt muzyczny,
g). inny – wymienić jaki ...............;
Natomiast niewymienione wyżej grupy środków trwałych w przedziale od 3500 do 10 000 zł* są traktowane jak wyposażenie i obejmowane ewidencją pozabilansową ilościowo-wartościową w programie ............... oraz wartościowo na odpowiednim koncie pozabilansowym zespołu 0.
C.. Środki trwałe i WNiP w przedziale od 1500 do 3500* zł
Są traktowane jako niskocenne i zaliczane do wyposażenia, obejmowanego ewidencją pozabilansową ilościowo-wartościową w programie ............... Wyposażenie i na koncie pozabilansowym zespołu 0 wartościowo, podzielonym asortymentowo lub według użytkowników. Wyposażenie oraz niskocenne WNiP są odpisywane jednorazowo w koszty w dacie zakupu i zaliczane w rachunku zysków i strat odpowiednio do zużycia materiałów lub usług obcych (WNiP). Wskazane jest, by odpisywane wyposażenie w dacie zakupu w koszty było rozbudowane analitycznie zarówno na kontach zespołu 4 oraz na kontach pozabilansowych zespołu 0, by umożliwić uzgodnienie ewidencji pozabilansowej wyposażenia prowadzonej przez użytkowników z pozabilansowymi kontami wartościowymi prowadzonymi w księgach wg użytkowników. Wyposażenie powinno posiadać oznaczenia: skrócona nazwa jednostki/rok nabycia lub posiadać kody kreskowe, jeśli program do ewidencji wyposażenia posiada taką funkcjonalność. Przekazanie do użytkowania jest potwierdzane przez użytkowników na odwrocie faktury lub na dowodach RW wydania z magazynu, jeśli przechodzą przez magazyn.
D.. Wyposażenie kwaterunkowe (meble, szafy, biurka itp.) o cenie jednostkowej od 500 do 10 000* zł są obejmowane ewidencją pozabilansową ilościowo-wartościową w programie wyposażenia wg użytkowników oraz równolegle wartościowo na koncie pozabilansowym zespołu 0 lub tylko ewidencją ilościową. Przekazanie do użytkowania jest potwierdzane przez użytkowników na odwrocie faktury lub na dowodach RW wydania z magazynu, jeśli przechodzą przez magazyn.
E.. Środki inscenizacji od 500 do 10 000* zł (np. dekoracje, elementy scenografii, rekwizyty, garderoba damska i męska, nakrycia głowy, peruki, dodatki itp.) są obejmowane ewidencją pozabilansową ilościowo-wartościową/ilościową* i odpisywane w koszty zużycia materiałów – analitycznie środki inscenizacji.
Przekazanie do użytkowania jest potwierdzane przez użytkowników na odwrocie faktury lub na dowodach RW wydania z magazynu, jeśli przechodzą przez magazyn.
F.. Środki trwałe i WNiP w przedziale od 500 do 1500* zł
są traktowane przez jednostkę jak niskocenne wyposażenie i przy zakupie obciążają konto zużycia materiałów. Mogą być oznakowane w sposób uproszczony, np. skrócona nazwa jednostki/rok nabycia. Mogą być obejmowane tylko ewidencją ilościową u użytkowników na podstawie potwierdzeń odbioru przez użytkowników na odwrocie faktury lub podpisu na dowodach RW wydania z magazynu, jeśli przechodzą przez magazyn.
G.. Asortyment objęty tylko ewidencją ilościową u użytkowników
W celu ochrony i zabezpieczenia majątku niżej wymienione grupy asortymentowe są objęte ewidencją ilościową wg użytkowników. I tak:
a). pościel bez względu na wartość,
b). odzież ochronna i robocza bez względu na wartość w kartotekach osobowych prowadzonych przez Dział Administracji,
c). sprzęt kwaterunkowy – łóżka, krzesła, stoły, meble – o wartości poniżej 500 zł,
d). sprzęt biurowy – kalkulatory, maszyny do pisania o wartości poniżej 500 zł,
e). narzędzia wydane konserwatorom, mechanikom winny być ujmowane w książeczkach narzędziowych imiennych prowadzonych przez kierowników, którym konserwatorzy lub mechanicy podlegają, lub na kartotekach,
f).. sprzęt komputerowy o cenie poniżej 500 zł,
g). wyposażenie typu: kosze, zasłony, firany, karnisze, wykładziny, żaluzje itp. o niskiej wartości jednostkowej (do 500 zł)* oraz niezagrożone kradzieżą nie są obejmowane żadnym poziomem ewidencji.
h). drobne wyposażenie i dekoracje wystaw czasowych oraz stałych nie podlegają ewidencji do kwoty 500* zł.
H.. Materiały (zbiory) biblioteczne
Materiały (zbiory) biblioteczne w bibliotekach są objęte ewidencją analityczną w księdze zbiorów i amortyzowane w 100% – konto 404 „Amortyzacja zbiorów bibliotecznych” w dniu zakupu”* – z obowiązkiem uzgodnienia wartościowo do konta syntetycznego 014 co najmniej na koniec roku oraz na dzień inwentaryzacji (skontrum);
W innych instytucjach kultury niż biblioteki*, np. w muzeach, zbiory biblioteczne mogą być przy zakupie odnoszone w koszty zużycia materiałów – analitycznie materiały biblioteczne – konto 414, oraz objęte ewidencją ilościowo-wartościową w księdze inwentarzowej, a wartościowo na koncie pozabilansowym 094 „Zbiory biblioteczne”, z obowiązkiem uzgodnienia wartościowo ewidencji do tego konta co najmniej na koniec roku i na dzień przeprowadzania skontrum.
Uwaga!
* Jednostka dokonuje wyboru.
I... Muzealia
Muzealia stanowią środki trwałe niepodlegające amortyzacji, obejmowane ewidencją wartościową na koncie 016 według użytkowników (oddziałów, działów). Ewidencja analityczna muzealiów jest prowadzona w księgach muzealiów z obowiązkiem jej uzgodnienia wartościowo do konta 016 co najmniej na koniec roku oraz na dzień inwentaryzacji.
J... Eksponaty i środki trwałe pomocnicze do wystaw powyżej 10 000 zł
Eksponaty i środki trwałe pomocnicze niebędące muzealiami są ewidencjonowane wartościowo na koncie 017 i amortyzowane sukcesywnie – konto 407 „Amortyzacja eksponatów” zgodnie z zasadami określonymi w pkt A.1.
K.. Eksponaty i środki trwałe pomocnicze do wystaw od 3500 do 10 000* zł
Są traktowane jako niskocenne środki trwałe – wyposażenie i odpisywane w koszty zużycia materiałów – konto 417 „Koszty materiałów pomocniczych do wystaw”.
Wyżej wymienione eksponaty są objęte ewidencją pozabilansową w księgach pomocniczych w Dziale Głównego Inwentaryzatora zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora ............... z obowiązkiem uzgodnienia tej ewidencji do konta pozabilansowego 097 „Eksponaty do wystaw i destrukty” na koniec roku obrotowego lub na dzień inwentaryzacji.
L... Eksponaty do wystaw od 500* do 3500* zł są odpisywane w koszty zużycia materiałów i obejmowane ewidencją pozabilansową ilościową w księgach pomocniczych w dziale głównego inwentaryzatora.
Ł.. Eksponaty i wyposażenie pomocnicze do wystaw o wartości poniżej 500* zł nie są obejmowane ewidencją i obciążają przy zakupie koszty zużycia materiałów.
M. Archiwalia – to dokumenty, zdjęcia, nośniki itp. o wartości historycznej, które mogą być traktowane i ewidencjonowane analogicznie jak zbiory biblioteczne lub muzealia. Archiwalia objęte ewidencją analityczną bilansową na koncie 015 „Archiwalia” traktowane są jak muzealia i nie podlegają umarzaniu ani amortyzacji. Jeśli archiwalia są traktowane jak zbiory biblioteczne, to są obejmowane ewidencją pozabilansową na koncie 095 „Archiwalia”* w odrębnych księgach inwentarzowych i odpisywane w ciężar zużycia materiałów konto 415 „Archiwalia”, z obowiązkiem uzgodnienia stanu wartościowego księgi inwentarzowej do konta księgowego bilansowego lub pozabilansowego co najmniej na koniec roku oraz na dzień skontrum/kontroli* .
N. Destrukty to uszkodzone lub niekompletne obiekty, które po rekonstrukcji lub rewitalizacji albo odbudowie mogą być zaliczone do muzealiów. Na dzień nabycia ze względu na uszkodzenia lub zniszczenia nie kwalifikują się jednak do zaliczenia do muzealiów i nie zostały wpisane na stan muzealiów. Mogą być objęte ewidencją pozabilansową ilościowo-wartościową w odrębnych księgach inwentarzowych i równolegle ewidencją wartościową na koncie pozabilansowym 097 „Eksponaty i destrukty” z obowiązkiem uzgodnienia księgi inwentarzowej destruktów do tej ewidencji co najmniej na koniec roku i na dzień kontroli. W takim przypadku ich nabycie obciąża koszty zużycia materiałów – konto 416 „Destrukty”.
O.. Wartość początkową środków trwałych powiększa się o sumę wydatków poniesionych na ich ulepszenie, jeżeli wydatki te jednorazowo lub suma tych wydatków w ciągu roku obrotowego przekracza kwotę 10 000* zł. Pod pojęciem ulepszenia należy rozumieć przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację środka trwałego zgodnie z definicjami podanymi w KSR nr 11 „Środki trwałe”. Ulepszenie stanowi unowocześnienie środka trwałego, które podnosi jego wartość techniczną, użytkową, jak również powoduje przystosowanie składnika majątkowego do wykorzystania go w innym celu niż pierwotne jego przeznaczenie albo nadanie temu składnikowi nowych cech użytkowych. Natomiast wydatki poniesione na przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego wraz z wymianą zużytych części składowych są wydatkami poniesionymi na remont i nie powiększają wartości środka trwałego niezależnie od wielkości poniesionych wydatków.
3. W zakresie płac:
1). ewidencja płac w programie komputerowym Kadry i płace;
2). ewidencja składek ZUS w programie komputerowym Płatnik powiązanym z programem płacowym Kadry i płace.
4. W zakresie sprzedaży i zakupów:
1). ewidencja sprzedaży za wynajem i inne usługi, wydawnictwa, prowadzona komputerowo w programie ............... i powiązana (niepowiązana) z programem finansowo-księgowym FK przez import;
2). ewidencja sprzedaży biletów wstępu oraz wydawnictw własnych i towarów jest prowadzona przy użyciu kas fiskalnych, na żądanie klienta są wystawiane faktury sprzedaży z dołączonymi paragonami fiskalnymi; księgowaniu podlegają raporty miesięczne z kas fiskalnych, zaś wystawione faktury są wykazywane tylko w części ewidencyjnej JPK;
3). prowadzony rejestr sprzedaży dla potrzeb VAT – stanowiący integralną część systemu finansowo-księgowego, uzgadniany jest z deklaracją JPK/VAT i kontami sprzedaży co miesiąc.
Uwaga!
* Jednostka wpisuje rozwiązania, jakie będzie stosowała lub już stosuje.
Załącznik nr 4
Zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania
i rozliczania wyniku finansowego
I. Zasady wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy
1. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wycenia się wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne.
2. Muzealia są wyceniane w cenie zakupu netto powiększonej o VAT niepodlegający odliczeniu. Wartość muzealiów zwiększają inne bezpośrednie koszty zakupu, np. transport, PCC, za- i wyładunek, ubezpieczenia na czas transportu itp., jeśli ich łączna wartość jest wyższa od kwoty 3500/10 000 zł* (np. dolna granica uznania za środki trwałe w ZPK). Nie dolicza się do wartości muzealiów kosztów wspólnych ich nabycia w przypadku zakupu kolekcji lub większej ilości muzealiów w jednej dostawie, jeśli łączne koszty zakupu przypadające na pojedynczy obiekt nie przekraczają kwoty 1500/3500 zł*. W przypadku otrzymanych, ale niewycenionych darowizn muzealiów wyceny dokonuje powołana przez dyrektora muzeum komisja ds. wycen.
3. Nieruchomości zaliczone przez konserwatora zabytków do zabytków i wpisane do ewidencji muzealiów nie podlegają amortyzacji/są amortyzowane* i prezentowane w bilansie w poz. II.1b „Budynki i budowle”. Modernizacja nieruchomości zabytkowych polegająca na założeniu wentylacji, klimatyzacji, monitoringu sfinansowana z dotacji, po zakwalifikowaniu do odpowiedniej grupy KŚT (z reguły grupa VI), podlega amortyzacji, która jest odnoszona równolegle na pozostałe przychody operacyjne z rozliczeń międzyokresowych przychodów.
Natomiast konserwacja i rewitalizacja zabytków zarówno nieruchomych, jak i ruchomych nie zwiększa ich wartości początkowej i jest odnoszona w ciężar kosztów operacyjnych jednostki.
4. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. Rozpoczęcie budowy/realizacji zadania następuje na podstawie decyzji dyrektora podjętej po zapewnieniu środków niezbędnych na realizację zadania lub po przyznaniu/otrzymaniu dotacji inwestycyjnej na zadanie.
5. W razie nabycia w drodze darowizny lub w inny nieodpłatny sposób wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej stanowi cena sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości. Za cenę rynkową uważa się cenę stosowaną w danej miejscowości w obrocie składnikami tego samego rodzaju, gatunku, z uwzględnieniem ich stanu technicznego i stopnia zużycia.
6. W przypadku trudności w ustaleniu kosztu wytworzenia środka trwałego jego wartość początkową ustala biegły rzeczoznawca z uwzględnieniem cen rynkowych z dnia przekazania składnika do użytkowania lub powołana przez kierownika jednostki komisja.
7. Wydawnictwa własne wycenia się wg cen nabycia netto lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy, tj. z uwzględnieniem odchyleń od cen ewidencyjnych i pomniejszonych o odpisy aktualizacyjne. Odpisy aktualizacyjne są tworzone w 100% – na wydawnictwa niewykazujące ruchu ponad 2 lata.
8. Towary wycenia się wg cen zakupu netto lub cen detalicznych pomniejszonych o odchylenia z tytułu marży i podatku VAT. Wartość zapasów korygują odchylenia, które rozliczane są na zapas i na rozchód zapasów na podstawie wskaźnika odchyleń. Odpisy aktualizacyjne tworzy się podobnie jak w wydawnictwach.
9. Materiały wycenia się wg cen zakupu netto z uwzględnieniem ewentualnych odpisów aktualizacyjnych związanych z utratą wartości. Odpisy aktualizacyjne tworzy się podobnie jak w wydawnictwach.
10. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty pomniejszonej o odpisy aktualizacyjne. Odpisem aktualizacyjnym obejmuje się należności zagrożone, tj. sporne oraz pochodzące z roku poprzedniego lub starsze.
11. Instytucja nalicza odsetki zwłoki od należności w ciągu roku po zapłacie, a w przypadku braku zapłaty – na koniec roku memoriałowo. Odsetki nalicza się, jeśli ich wysokość przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia[2]. Naliczone odsetki obejmuje się odpisem aktualizacyjnym, który jest rozwiązywany w przypadku ich zapłaty lub umorzenia.
12. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, tj. z naliczonymi odsetkami zwłoki.
13. Rezerwy na przewidywane straty i koszty wycenia się w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej kwocie.
14. Rezerwę zmniejsza powstanie straty lub zobowiązania, na które została utworzona, zaś niewykorzystane rezerwy (z uwagi na ustanie lub zmniejszenie ryzyka strat, na które zostały utworzone) rozwiązuje się na dobro kont pozostałych przychodów operacyjnych, przychodów finansowych.
15. Fundusze własne, środki pieniężne oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w wartości nominalnej.
16. Rezerwy na świadczenia pracownicze (nagrody jubileuszowe i odprawy emerytalno-rentowe), tj. już nabyte przez pracowników prawa z tytułu stosunku pracy, tworzy się z uwzględnieniem metod aktuarialnych. Rezerwy na te świadczenia ustalone po raz pierwszy (na b.o.) odnosi się na błąd konto 821 „Błąd”, natomiast weryfikację wielkości rezerw na koniec roku odnosi się na konto zespołu 5, którego saldo wpływa na zmianę stanu produktów w rachunku zysków i strat. W ciągu roku nie rozwiązuje się rezerwy z tytułu dokonywanych wypłat.
17. Jednostka nie tworzy aktywów i rezerw z tytułu podatku odroczonego od osób prawnych, gdyż korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 17 ustawy, pod warunkiem że kwoty rezerwy z tego tytułu są nieistotne.
18. Na dzień bilansowy wyrażone w walutach obcych aktywa i pasywa wycenia się po obowiązującym na ten dzień średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski.
19. W ciągu roku obrotowego operacje sprzedaży i kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań wycenia się zgodnie z art. 15a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
20. Zobowiązanie warunkowe jest możliwym zobowiązaniem, które powstaje na skutek zdarzeń przeszłych i którego istnienie zostanie potwierdzone dopiero w przyszłości w momencie wystąpienia niepewnych zdarzeń (nad którymi jednostka nie ma kontroli). Zobowiązaniem warunkowym może być również obecne zobowiązanie jednostki, które powstaje na skutek przeszłych zdarzeń i którego nie można wycenić wystarczająco wiarygodnie lub nie jest prawdopodobne, aby wypełnienie tego zobowiązania spowodowało wypływ środków zawierających w sobie korzyści ekonomiczne. W związku z tym zobowiązanie takie nie jest prezentowane w bilansie, ale jest opisywane w dodatkowych informacjach i objaśnieniach do sprawozdania finansowego.
21. Zobowiązanie warunkowe wycenia się wg wartości udzielonych gwarancji, poręczeń lub w inny sposób wiarygodnie oszacowanej wartości.
22. Rozliczenia międzyokresowe przychodów to stan na dzień bilansowy wartości nominalnej przychodów (długo- i krótkoterminowych) udokumentowanych fakturą, których realizacja następuje w okresach przyszłych.
23. Rozliczenia międzyokresowe przychodów środków trwałych dotyczą otrzymanych dotacji inwestycyjnych na zakup aktywów trwałych lub otrzymanych nieodpłatnie i są rozliczane równolegle do amortyzacji aktywów trwałych sfinansowanych dotacjami na pozostałe przychody operacyjne. Na koniec roku są wykazywane w bilansie w podziale na krótko- i długoterminowe, przy czym krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe to wielkość planowanego rozliczenia w roku następnym (planowana amortyzacja roczna od aktywów trwałych sfinansowanych ze źródeł zewnętrznych).
24. Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów są dokonywane, jeżeli dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Jeśli wielkość poszczególnych pozycji rozliczeń międzyokresowych czynnych nie przekracza 10 000 zł* (dolnej granicy środka trwałego updp) – to są odpisywane jednorazowo z uwzględnieniem okresu, którego dotyczą.
25. Koszty podlegające aktywowaniu na koncie rozliczeń międzyokresowych powyżej 10 000 zł (dolnej granicy środka trwałego updop) rozliczane są proporcjonalnie do upływu czasu w kolejnych okresach obrotowych, których dotyczą.
26. Prezentacja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów w bilansie jest dokonywana z podziałem na rozliczenia długo- i krótkoterminowe.
27. Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów tworzone są w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności:
1). z wartości świadczeń wykonanych przez kontrahentów, których kwotę można wiarygodnie oszacować,
2). z obowiązku wykonania przyszłych świadczeń wynikających z bieżącej działalności, których kwotę można oszacować, mimo że data ich powstania nie jest jeszcze znana.
Prezentacja biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w bilansie jest dokonywana z podziałem na rozliczenia długo- i krótkoterminowe.
II. Zasada istotności dla sprawozdania finansowego
Ustala się, że dla rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki jako kwoty istotne traktuje się te kwoty, które przekraczają 0,5% sumy bilansowej za poprzedni okres sprawozdawczy w przypadku wielkości bilansowych lub które przekraczają 0,5% przychodów łącznie z dotacjami podmiotowymi w przypadku wielkości wynikowych.
Ostateczne decyzje co do wysokości kwoty istotności podejmuje główny księgowy w porozumieniu z kierownikiem jednostki.
III. Ustalanie wyniku finansowego*
1.. Na koniec roku konta zespołu 4 „Koszty w układzie rodzajowym” są zamykane w korespondencji z kontem 860 „Wynik finansowy”.
2.. Konta zespołu 5 są zamykane w korespondencji z kontem 711 „Koszt własny zadań”, jeśli jednostka prowadzi zespół 7, lub kontem 490 „Rozliczenie kosztów”.
3.. Różnica na koncie 490 stanowi zmianę stanu wyrobów gotowych i jest przenoszona na konto wyniku finansowego.
4.. Konta zespołu 7 (sprzedaży, pozostałe przychody i koszty operacyjne, przychody i koszty finansowe) są zamykane w korespondencji z kontem 860 „Wynik finansowy”.
5.. Naliczony podatek od osób prawnych na koncie 870 jest przenoszony na koniec roku na konto 860 „Wynik finansowy”.
Uwaga!
* Jednostki wpisują tu rozwiązanie, jakie stosują.
IV. Prezentacja danych w sprawozdaniach finansowych*
1.. Wystawione faktury VAT na otrzymane przedpłaty na poczet wykonania usług w następnym okresie sprawozdawczym są ujmowane na koncie 845 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” i prezentowane w bilansie w pasywach w części B.III. poz. 3e „Zaliczki otrzymane na dostawy i usługi” lub B.IV. poz. 2 „Rozliczenia międzyokresowe – krótkoterminowe”*.
2.. Otrzymane faktury w następnych okresach, ale dotyczące okresu sprawozdawczego są ujmowane na koncie 641 „Rozliczenia międzyokresowe bierne” i prezentowane wg wartości netto w pasywach w części B.I. poz. 3 „Rezerwy krótkoterminowe” lub B.III. poz. 3d „Zobowiązania z tytułu dostaw”.
3.. Podatek naliczony VAT ujmowany na koncie 221 jest wykazywany w aktywach bilansu w części B.II.2c) „Należności z tytułu podatków” lub A. IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe inne” zaś VAT należny ujmowany na koncie 222 jest wykazywany w pasywach w części B.III. 2g) „Zobowiązania z tytułu podatków”. Natomiast saldo konta 223 „Rozrachunki z tyt. VAT z US” jest wykazywane w zależności od tego, czy jest debetowe czy kredytowe w aktywach lub pasywach jako należności lub zobowiązania z tytułu podatków.
4.. Dotacje od organizatora otrzymywane na działalność bieżącą oraz pozostałe dotacje przeznaczone na działalność statutową instytucji księgowane na kontach 740, 742 są prezentowane w rachunku zysków i strat w części A.V. „Dotacje na działalność bieżącą”.
Uwaga!
* Jednostki wpisują tu rozwiązanie, jakie stosują.
Załącznik nr 5
Częstotliwość i zasady inwentaryzacji oraz weryfikacji aktywów i pasywów
I. W drodze spisu z natury ustala się następujące składniki majątku:
1. Na koniec każdego roku kalendarzowego przeprowadza się spis z natury:
1). środków pieniężnych w kasie,
2). zapasów materiałów odpisywanych w ciągu roku w koszty w dniu zakupu,
3). zapasów wydawnictw, dla których stosuje się uproszczenie zaliczania na bieżąco w koszty zakupu materiałów i usług do ich wytworzenia.
2. Jednostka przeprowadza spis z natury:
1). co najmniej raz w ciągu dwóch lat – materiałów, towarów i wydawnictw własnych znajdujących się w magazynach strzeżonych i objętych ewidencją ilościowo-wartościową,
2). co najmniej raz w ciągu 4 lat – środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
3. Spisowi z natury podlegają również zapasy obce materiałów lub towarów znajdujące się w jednostce oraz inne składniki majątkowe (np. środki trwałe) powierzone do sprzedaży, przechowania lub używania – w terminie spisu określonej grupy majątkowej.
O wynikach spisu należy powiadomić właściciela składników majątkowych.
4. Muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz.U. Nr 202, poz. 2073), które przewiduje ich kontrolę co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za pisemną zgodą organizatora termin ten może być wydłużony do 10 lat. Inwentaryzację muzealiów można dokonywać metodą skontrum, a w przypadku zmiany na stanowisku osoby materialnie odpowiedzialnej – na arkuszach spisowych. Arkusze spisowe muzealiów nie wymagają wyceny, jeśli przed spisem uzgodniono wartość ksiąg inwentarzowych muzealiów podlegających inwentaryzacji z ewidencją księgową.
5. Materiały (zbiory biblioteczne) w bibliotekach podlegają skontrum z częstotliwością przewidzianą w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283), raz na 5 lat lub raz na 10 lat w zależności od liczebności i dostępności zbiorów (jednostka zapisuje obowiązujący ją termin). Natomiast w pozostałych instytucjach kultury skontrum powinno być przeprowadzone raz w ciągu 4 lat, jak pozostałe środki trwałe, jeśli są obejmowane ewidencją bilansową.
II. Inwentaryzacji w drodze potwierdzenia salda lub weryfikacji podlegają następujące składniki aktywów i pasywów:
1. Na 31 grudnia jednostka potwierdza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych (także lokat) drogą potwierdzenia salda.
2. Należności oraz powierzone kontrahentom własne składniki majątkowe uzgadnia się w drodze potwierdzenia salda w ostatnim kwartale roku z firmami prowadzącymi księgi rachunkowe.
Jeżeli potwierdzenia dokonuje się na inny dzień niż 31 grudnia, stan należności z poszczególnymi kontrahentami podlega weryfikacji poprzez analizę kont rozrachunków, a w szczególności analizy przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a 31 grudnia, z uwzględnieniem i rozliczeniem ewentualnych różnic.
3. Należności wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, dotyczące tytułów publicznoprawnych, spornych i wątpliwych lub z innych powodów niemożliwe do uzgodnienia w drodze potwierdzenia salda – podlegają na koniec roku weryfikacji polegającej na wyspecyfikowaniu salda w oparciu o dokumenty, deklaracje lub zapisy.
4. Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (takie jak budowle podziemne, grunty, urządzenia wbudowane itp.), środki trwałe w budowie (dawne nakłady inwestycyjne księgowane na koncie 080) – z wyjątkiem maszyn i urządzeń podlegających spisowi oraz wartości niematerialne i prawne – podlegają weryfikacji na koniec roku drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami w celu ustalenia realnej wartości tych składników.
5. Pozostałe aktywa i pasywa niewymienione wyżej – w tym szczególnie zobowiązania – podlegają weryfikacji na koniec roku – w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami, w celu ustalenia realnej wartości tych pozycji bilansu.
Rozpoczęcie inwentaryzacji drogą potwierdzenia salda może się rozpocząć najwcześniej po 1 października i winno zakończyć się nie później niż 15 stycznia następnego roku. Natomiast termin zakończenia weryfikacji wszystkich pozycji aktywów i pasywów przeprowadzany wg stanu na dzień 31 grudnia winien być określony w zarządzeniu dyrektora. Wskazane jest ustalenie terminu umożliwiającego zakończenie weryfikacji i wprowadzenie jej wyników przed planowanym terminem sporządzenia sprawozdania finansowego.
III. Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych – podstawy prawne
1. W instytucji ............... sporządza się inwentaryzację aktywów według stanu na ostatni dzień roku obrotowego, w oparciu o zarządzenie kierownika oraz zasady rozdziału 3 ustawy o rachunkowości.
Zarządzenie kierownika w sprawie inwentaryzacji określa skład komisji inwentaryzacyjnej, przedmiot inwentaryzacji z określeniem pól spisowych, termin rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji, metodę inwentaryzowania, metodę wyceny i rozliczenia.
2. Inwentaryzację dzieł sztuki, eksponatów muzealnych i środków pomocniczych powierza się głównemu inwentaryzatorowi ............... i przeprowadza w oparciu o ustawy szczególne, a wśród nich:
1). ustawę z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 385 z późn. zm.),
2). ustawę z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1292 z późn. zm.),
3). rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz.U. Nr 202, poz. 2073).
3. Inwentaryzację zbiorów bibliotecznych przeprowadza się zgodnie z wydanym na podstawie ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2393 z późn. zm.) rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1283) w drodze skontrum.
4. Inwentaryzacja wyposażenia objętego ewidencją pozabilansową (ilościowo-wartościową lub ilościową) odbywa się w drodze kontroli przez porównanie z ewidencją prowadzoną w księgach inwentarzowych i odnotowaniem tej kontroli w księgach przez odciśnięcie pieczęci, np. In/rok inwentaryzacji nie rzadziej niż co 4/5/6* lat. Szczegółowe zasady kontroli wyposażenia określa instrukcja inwentaryzacyjna.
5. Inwentaryzacja archiwaliów w zależności od tego, czy są objęte ewidencją bilansową, czy pozabilansową przebiega zgodnie z częstotliwością określoną dla zbiorów bibliotecznych lub muzealiów w drodze skontrum.
6. Inwentaryzacja destruktów przebiega podobnie jak materiałów pomocniczych do wystaw.
Uwaga!
* Jednostki wpisują wybrane rozwiązanie.
Załącznik nr 6
Wykaz programów komputerowych stosowanych przez ...............
1. Jednostka wykorzystuje następujące oprogramowanie ............... (wymienić nazwę użytkowanego programu), które winno być aktualizowane bieżąco w przypadku zmian wersji oprogramowania:
1). Finanse i Księgowość, wersja ............... obowiązująca od ...............
2). Środki trwałe, wersja ...............
3). Sprzedaż/Handel* , wersja ...............
4). Kadry i Płace, wersja ..............., wspomagany m.in. programem e-deklaracje,
5). oraz moduły:
6). Połączenie z systemem Płatnik, wersja ...............
7). Program bankowy ............... (podać nazwę banku)
8). Sprzedaż biletów, usług, np. Iksoris, Biletyna, e-bilet itp. wersja
9). Inne, wymienić jakie, np. muzea podają program do ewidencji muzealiów, a biblioteki program do ewidencji zbiorów bibliotecznych itp. ..............
System rachunkowości informatycznej obejmuje następujące moduły:
1. Finanse i księgowość – umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe, począwszy od budowania planu kont, wprowadzania różnych typów dokumentów księgowych i ich księgowania, poprzez pełne rozrachunki i rozliczenia, automatyczny bilans zamknięcia, aż do gotowych lub definiowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program zapewnia:
1). automatyczną kontrolę ciągłości zapisów,
2). przenoszenie obrotów lub sald,
3). automatyczną numerację stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz sumowania na kolejnych stronach w sposób ciągły w trakcie roku,
4). wydruki dziennika, księgi głównej oraz inne wydruki analityczne trwale oznaczone nazwą jednostki, nazwą księgi oraz nazwą programu, wyraźnie oznaczone rokiem, miesiącem i datą sporządzenia.
Zapis księgowy ma automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz kod osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
2. Środki trwałe – wspomaga pracę działu administracji w zakresie ewidencji posiadanego przez jednostkę majątku trwałego. Amortyzacja jest importowana do systemu finansowo-księgowego.
3. Sprzedaż/Handel* – wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności.
4. Kadry i płace – pozwala usprawnić czynności związane z gromadzeniem, przechowywaniem i zarządzaniem informacjami o pracownikach i historii ich zatrudnienia oraz związanych z tym systemem wynagrodzeń.
5. Płatnik – umożliwia wysyłanie do ZUS z systemu płacowo-kadrowego wymagane dane.
6. Program bankowy – pozwala na zautomatyzowanie ewidencji przelewów wynagrodzeń oraz zdefiniowanych przelewów na rzecz kontrahentów oraz ewidencji uzyskanych wpływów wg kontrahentów na właściwe konta rozrachunkowe.
7. Sprzedaż usług – pozwala na ewidencję sprzedaży poprzez import danych z dedykowanego programu na konta zespołu sprzedaży,
8. Oprogramowanie, o którym mowa w ust. 1, jest modyfikowane i dostosowywane do zmian obowiązujących przepisów prawa poprzez jego bieżącą aktualizację oraz w ramach wsparcia technicznego.
9. Posiadana przez instytucję dokumentacja użytkownika powinna być zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawierać m.in.:
1). wykaz programów z aktualną ich wersją,
2). procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów (są „zaszyte” w programie) i stanowią część polityki (zasad) rachunkowości,
3). opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,
4). wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych.
W skład dokumentacji wchodzą następujące podręczniki użytkownika:
(do uzupełnienia przez instytucję).
1). Podręcznik użytkownika – Administracja,
2). Podręcznik użytkownika – Repozytorium dokumentów
3). Aktualizacja sprawozdań finansowych,
4). Algorytmy i reguły obliczeń,
5). Wykaz zbiorów danych,
6). Wymogi ustawy o rachunkowości,
7). Licencje
Algorytmy i reguły obliczeń programu FK (............... wymienić nazwę ...............) („zaszyte” w programie) mogą być na każde żądanie wydrukowane z programu FK i udostępnione osobie zainteresowanej w formie papierowej lub w pdf.
Uwaga!
Art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c) ustawy o rachunkowości stanowi, że jednostka powinna posiadać: opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Załącznik nr 7
Zasady archiwizowania i ochrony danych
Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1 uor, tj. księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 71 ust. 1).
I. Dowody księgowe są przechowywane w segregatorach w podziale na (przykładowo):
1. Faktury zakupu – oznaczone: symbolem, np. FZ, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
2. Faktury sprzedaży – oznaczone: symbolem, np. FS, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
3. Raporty kasowe – oznaczone: symbolem, np. RK, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
4. Polecenia księgowania – oznaczone: symbolem, np. PK, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
5. Raporty sprzedaży biletów i wydawnictw – oznaczone: symbolem, np. RS, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
6. Zaliczki pracowników – oznaczone: symbolem, np. ZP, segregatora, roku, nr od ... do ...
7. Wyciągi bankowe – oznaczone: symbolem, np. WB, nr segregatora, roku, nr od ... do ...
Uwaga!
Trzeba nadać symbolikę poszczególnym rodzajom wyciągów bankowych, np. WB – rachunek bieżący, WS – rachunek socjalny, WI – rachunek inwestycyjny, WL – rachunek lokat, WK – rachunek kaucji itp. zgodnie z symbolami nadanymi przez jednostkę w programie FK podczas księgowania tych dokumentów.
Dowody przed zaksięgowaniem są:
–.. ponumerowane zgodnie z przyjętą symboliką (identyfikacją dowodów),
–.. sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym,
–.. sprawdzone, w jakim trybie dokonano zakupu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych (od 1 stycznia 2026 r. – 170 tys. zł) lub bez ustawy,
–.. ze wskazaniem co najmniej miesiąca, w którym zostały zaksięgowane, dekretu oraz podpisu osoby odpowiedzialnej za dekret lub wskazaniem kodu,
–.. jednostka może zrezygnować z podpisów na dowodzie księgowym, jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym (art. 21 ust. 4 uor),
–.. jednostka może stosować w zapisach księgowych skróty lub kody opisu operacji pod warunkiem posiadania pisemnego objaśnienia treści skrótów lub kodów (art. 23 ust. 2 pkt 3 uor),
–.. jednostka może nie zamieszczać dekretu na grupach dowodów, jeśli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, a dowody są księgowane wg ustalonych wzorców albo schematów księgowań, w takim przypadku jednostka może drukować dekrety dla poszczególnych grup dowodów księgowych po zakończeniu miesiąca,
–.. dekrety na dowodach nie są wymagane, gdy księgowania następują automatycznie wg zaprogramowanych wcześniej schematów księgowań (art. 21 ust. 1a pkt 2 uor), konieczne jest jednak wydrukowanie stosowanych w danym roku wzorców lub automatów księgowań,
–.. zapisy w księgach są oznaczone kodami/loginami* pracowników, którzy ewidencjonowali operacje.
W przypadku wprowadzenia elektronicznego obiegu dowodów księgowych jednostka winna wskazać sposób archiwizowania poszczególnych grup dowodów (np. wyciągi bankowe, raporty kasowe, faktury zakupu czy sprzedaży) w taki sposób, by umożliwić szybkie odnalezienie źródłowego dowodu zaksięgowanego na koncie.
II. Zasady ochrony danych
1. Księgi rachunkowe prowadzone są i archiwizowane w siedzibie instytucji ............... w języku polskim i w walucie polskiej.
2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych
Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne realizowane przez np. firmę ochroniarską zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji instytucji:
–.. sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość,
–.. księgowego systemu informatycznego,
–.. kopii zapasowych zapisów księgowych,
–.. zasad rachunkowości,
–.. ksiąg rachunkowych,
–.. dowodów księgowych,
–.. dokumentacji inwentaryzacyjnej,
–.. sprawozdań finansowych.
Dokumenty przechowywane są w zamykanych szafach pomieszczeń działu, a same pomieszczenia przyłączone są do systemu zabezpieczenia przed włamaniem i całodobowo monitorowane.
3. Księgi rachunkowe zabezpiecza się w miejscach ich prowadzenia poprzez:
1). oprogramowanie umożliwiające uzyskanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych, z kodem osoby dokonującej księgowania,
2). systematyczne nagrywanie rezerwowych kopii zbiorów danych księgowych na inny informatyczny nośnik danych zapewniający trwałość zapisanych informacji,
3). przechowywanie rezerwowych kopii zbiorów, którego okres nie może być krótszy od okresu wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych,
4). zapewnienie ochrony programów informatycznych i danych wprowadzonych do baz, ustalenie kodów dostępu chroniących przed wejściem do programów osób nieupoważnionych lub przed zniszczeniem zapisów.
4. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:
–.. nośniki danych odporne na zagrożenia,
–.. rezerwowe kopie (systematycznie tworzone) zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji,
–.. programy komputerowe i dane informatycznego systemu rachunkowości chronione przed dostępem osób nieupoważnionych i zniszczeniem poprzez zastosowanie właściwych rozwiązań organizacyjnych i programowych,
–.. zabezpieczenie systemu komputerowego przed dostępem osób nieupoważnionych poprzez nadanie indywidualnych haseł dostępu oraz kodów osób wprowadzających dane.
5. Co miesiąc drukuje się (art. 18 ust. 1 uor) lub archiwizuje na trwałym nośniku zestawienie obrotów i sald księgi głównej, zawierające BO, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco salda na koniec okresu lub archiwizuje na trwałym nośniku informatycznym.
6. Na koniec roku drukowane jest (art. 18 ust. 2 uor) zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych lub archiwizowane na trwałym nośniku informatycznym.
7. Na dzień inwentaryzacji drukuje się zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów lub archiwizuje na trwałym nośniku informatycznym.
Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych (art. 13 ust. 6 uor).
III. Okresy przechowywania zbiorów (art. 74 uor)
1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez 5 lat, licząc od roku następnego po zatwierdzeniu (art. 74 ust. 1), po uprzednim uzyskaniu zgody z Państwowego Archiwum na zmianę kategorii akt w obowiązującej w jednostce instrukcji o zasadach działania archiwum zakładowego.
2. Karty wynagrodzeń pracowników – 50 lat lub 10 lat (w zależności od daty zatrudnienia pracownika) przy spełnieniu określonych warunków w przepisach emerytalnych.
3. Dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości (polityki rachunkowości) – 5 lat od upływu jej ważności.
4. Księgi rachunkowe (art. 13 uor) – 5 lat.
5. Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
6. Dokumenty dotyczące wieloletnich środków trwałych w budowie (inwestycje rozpoczęte), pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym, karnym lub podatkowym – przez 5 lat od następnego roku po zakończeniu postępowania, rozliczeniu, spłaceniu lub przedawnieniu.
7. Dowody dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do zatwierdzenia sprawozdania za rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.
8. Paragony fiskalne i raporty fiskalne – 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (dot. tradycyjnych kas fiskalnych. Przechowywanie może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej).
W przypadku kas fiskalnych online, automatycznie wysyłanych do KAS, paragony fiskalne nie są przechowywane przez jednostkę – przechowuje je Centralne Repozytorium Kas (CRK).
9. Dokumenty związane z realizacją programów unijnych – do 10 lat od zakończenia realizacji i rozliczenia projektu lub dłużej, jeśli okres taki wynika z umowy o dofinansowanie.
10. Pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
11. Umowy o dzieło z przekazaniem majątkowych praw autorskich – 70 lat od śmierci twórcy.
Uwaga!
Okres 70 lat po śmierci artysty – jest to okres ochrony prawnej utworu (zgodnie z ustawą o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Przez ten czas (i życia twórcy) prawa majątkowe są chronione i mogą być dziedziczone lub odsprzedawane. Po upływie 70 lat utwór przechodzi do domeny publicznej.
Okresy przechowywania liczą się od początku roku następującego po roku, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 3 uor).
Udostępnienie osobie trzeciej zbiorów lub ich części (art. 75 uor):
1). do wglądu na terenie jednostki – wymaga zgody kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej,
2). poza siedzibą zarządu (oddziału) jednostki – wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu przejętych dokumentów, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.
Załącznik nr 8
Zasady prowadzenia rachunku kosztów i przychodów
1. Zasady ewidencji kosztów w zespole 5[3]
1. Upoważniam głównego księgowego do założenia kont syntetycznych w zespole 5 do ewidencji zadań zatwierdzonych do realizacji w planie merytorycznym zadań instytucji.
2. Konto syntetyczne winno być założone także odrębnie dla każdej imprezy, jeśli planowane koszty realizacji imprezy są istotne lub są w stałym kalendarzu imprez.
3. W zespole 5 prowadzi się także konta syntetyczne do ewidencji kosztów wspólnych lub pośrednich realizacji zadań, np. utrzymania etatów, utrzymania budynków lub ogólnych.
4. Analityka do kont w zespole 5 winna umożliwiać ustalenie miejsca realizacji oraz tytułu zadania oraz wielkości kosztów bezpośrednich ponoszonych na jego realizację w układzie rodzajowym.
2. Rozliczanie kosztów za pomocą rozdzielników na zadania
Tworzy się następujące rozdzielniki kosztów umożliwiające kwalifikowanie kosztów bezpośrednio do zadań:
1). wynagrodzenia zasadnicze wraz z pochodnymi pracowników merytorycznych realizujących bezpośrednio zadania lub wspomagających ich realizację są kwalifikowane do zadań na podstawie struktury procentowej wynagrodzeń zaksięgowanych bezpośrednio na zadania na podstawie dowodów źródłowych (list płac za normogodziny lub godziny nadliczbowe itp.)[4],
2). koszty energii (elektrycznej, c.o., gazu itp.) są kwalifikowane na zadania na podstawie struktury procentowej powierzchni zajętej na realizację zadań. Za pomocą tego rozdzielnika każda faktura zakupu mediów rozliczana jest bezpośrednio na zadania[5].
3. Rozliczanie kosztów pośrednich na zadania na podstawie pracochłonności jako klucza podziału
1. Ustala się planowany czas pracy pracowników merytorycznych w celu rozliczenia kosztów wspólnych i pośrednich (stałych) na zadania.
2. W celu ustalenia pracochłonności zadań zobowiązuję pracowników odpowiedzialnych za realizację poszczególnych zadań (kierowników filii, działów, sekcji, pracowni itp.)[6] do zaplanowania rocznego czasu pracy w godzinach niezbędnego do realizacji tych zadań, przyjmując poniższe założenia:
a). Nominalny czas pracy pracownika wynosi rocznie 1800 godz. (wg wyliczenia: etat 168 godz. miesięcznie × 12 mies. = 2016 godz. – 168 godz. urlop – 48 godz. inne nieobecności = 1800 godz. rocznie).
b). Przy planowaniu należy uwzględnić faktyczne zatrudnienie pracowników realizujących zadania w przeliczeniu na pełne etaty.
c). Ustalona pracochłonność w planie podlega przesunięciu (zmianie) w przypadku zwiększenia ilości lub rozmiaru zadań w stosunku do planu, rezygnacji z ich realizacji albo ograniczenia rozmiarów, przy czym:
–.. przy tym samym zatrudnieniu – w przypadku zwiększenia liczby bądź zakresu zadań należy dokonać tylko przesunięć czasu pracy między zadaniami,
–.. przy zwiększeniu zatrudnienia – zmianie ulegnie czasochłonność roczna zadań, w związku z którymi przyjęto pracownika,
–.. przy zmniejszeniu zatrudnienia – pracochłonność zmniejszy się w zadaniach realizowanych przez pracowników zwalnianych lub ulegnie przesunięciu w przypadku zmian w obowiązkach innych pracowników.
3. Na podstawie planowanej lub wykonanej struktury procentowej pracochłonności zadań należy przyjmować do planu lub rozliczać koszty wspólne realizacji zadań albo pośrednie (stałe) zgromadzone na kontach 550 „Koszty utrzymania etatów”, 551 „Koszty utrzymania budynków” i 552 „Koszty ogólnozakładowe”.
4. Ewidencja rozliczania kosztów pośrednich do zadań za pomocą ww. klucza podziału przebiegać będzie za pośrednictwem konta 580 „Rozliczenie kosztów zadań” na koncie 711 „Koszt własny realizacji zadań”.
5. Bezpośrednie koszty zadań zgromadzone na kontach zespołu 5 są przenoszone okresowo[7] (co miesiąc, co kwartał, co pół roku) lub na koniec roku na konto 711 „Koszt własny realizacji zadań” za pośrednictwem konta 580 „Rozliczenie kosztów zadań”.
6. Na koniec roku konta zespołu 5 są zamykane w korespondencji z kontem 580 „Rozliczenie kosztów zadań”, a konto 711 „Koszt własny realizacji zadań” jest zamykane w korespondencji z kontem 490 „Rozliczenie kosztów”.
7. Konta zespołu 4 są zamykane w korespondencji z kontem 860 „Wynik finansowy”.
8. Do czasu ostatecznego ustalenia zasad obowiązujących w zakresie planowania w układzie zadaniowym przez organizatora, ewidencja rozliczania kosztów pośrednich na zadania za pomocą ww. kluczy podziału może przebiegać na kontach 580 i 711 pozabilansowo[8].
4. Rozliczanie kosztów pośrednich na zadania na podstawie struktury wynagrodzeń zaksięgowanych już na zadania jako klucza podziału[9]
1. Do rozliczania kosztów wspólnych lub pośrednich (stałych) w planie lub w księgach rachunkowych przyjmuje się strukturę procentową kosztów zmiennych planowanych lub ewidencjonowanych bezpośrednio na zadania w zespole 5.
2. Na podstawie planowanej lub wykonanej struktury procentowej wynagrodzeń obciążających bezpośrednio zadania należy przyjmować do planu lub rozliczać koszty wspólne realizacji zadań albo pośrednie (stałe) zgromadzone na kontach 550 „Koszty utrzymania etatów”, 551 „Koszty utrzymania budynków” i 552 „Koszty ogólnozakładowe”.
3. Ewidencja rozliczania kosztów pośrednich na zadania za pomocą ww. klucza podziału przebiegać będzie za pośrednictwem konta 580 „Rozliczenie kosztów zadań” na koncie 711 „Koszt własny realizacji zadań”.
4. Bezpośrednie koszty zadań zgromadzone na kontach zespołu 5 są przenoszone okresowo[10] (co miesiąc, co kwartał, co pół roku) lub na koniec roku na konto 711 „Koszt własny realizacji zadań” za pośrednictwem konta 580 „Rozliczenie kosztów zadań”.
5. Na koniec roku konta zespołu 5 są zamykane w korespondencji z kontem 580 „Rozliczenie kosztów zadań”, a konto 711 „Koszt własny realizacji zadań” jest zamykane w korespondencji z kontem 490 „Rozliczenie kosztów”.
6. Konta zespołu 4 są zamykane w korespondencji z kontem 860 „Wynik finansowy”.
7. Do czasu ostatecznego ustalenia zasad obowiązujących w zakresie planowania w układzie zadaniowym przez organizatora ewidencja rozliczania kosztów pośrednich na zadania za pomocą ww. kluczy podziału przebiegać będzie na kontach 580 i 711 pozabilansowo[11].
8. Z-ca dyrektora ds. ekonomicznych lub główny księgowy określi wzory druków (wzorów), jakie komórki organizacyjne oraz pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań winni dostarczyć celem prawidłowej realizacji zarządzenia.
9. Wszystkie komórki organizacyjne i pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań dostarczają głównemu księgowemu dane niezbędne do prawidłowego ustalania rozdzielników kosztów oraz innych danych niezbędnych do wyliczenia kluczy podziału kosztów pośrednich w terminach określonych w drukach (wzorach), o których mowa w ust. 5.
[1] Jednostka dokonuje wyboru progu wartościowego.
[2] ZUS nie nalicza odsetek zwłoki, jeśli ich kwota nie przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia.
[3] Każda jednostka dokonuje wyboru rachunku kosztów w ZPK.
[4] To rozwiązanie mogą stosować jednostki, które księgują wynagrodzenia zmienne bezpośrednio do zadań na podstawie zestawień organizacji sceny, np. instytucje artystyczne.
[5] To rozwiązanie mogą stosować jednostki, które mają wydzielone budynki lub istnieje łatwość przyporządkowania powierzchni do zadań (np. posiadające kino i bibliotekę).
[6] Jednostka wskazuje osoby odpowiedzialne za realizację zadań.
[7] Jednostka wybiera okres rozliczania, nie rzadziej jednak niż na koniec roku.
[8] Takie rozwiązanie wybierają jednostki, w których organizator nie ustalił jednoznacznie i ostatecznie zasad rozliczania kosztów pośrednich na zadania.
[9] Jednostka dokonuje wyboru metody rozliczania kosztów pośrednich wg struktury wynagrodzeń.
[10] Jednostka wybiera okres rozliczania, nie rzadziej jednak niż na koniec roku.
[11] Takie rozwiązanie wybierają jednostki, w których organizator nie ustalił jednoznacznie i ostatecznie zasad rozliczania kosztów pośrednich na zadania.